Что должен знать начальник отдела кадров

Статья раскроет основные моменты, связанные с работой начальника отдела кадров. Что входит в его обязанности, каковы функции и правила его увольнения – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В любом предприятии имеется такая должность, как начальник отдела кадров. Профессия ответственная, имеет множество функций и обязанностей.

Содержание

Кого можно назначить на данную должность, каковы правила увольнения сотрудника, и какие нормативные акты регулируют деятельность начальника отдела кадров?

Важные аспекты ↑

Кадровая служба является одной из главных на любом предприятии. Основная функция – работа с сотрудниками (их отбор, переквалификация, прием на работу, увольнение и прочее). Возглавляет ее начальник (специалист).

Кроме прав и обязанностей в своей деятельности специалист по работе с персоналом несет ответственность за следующее:

• ненадлежащее выполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
• нарушения правового характера в процессе работы;
• причинение ущерба работодателю и организации в целом;
• пренебрежение требований и условий Федерального закона;
• неподчинение работодателю и невыполнение его приказов.

Начальник кадровой службы может осуществлять деятельность по утвержденному работодателем графику, а может планировать мероприятия самостоятельно.

Характеристика деятельности:

Кадровик-профессионал обязан знать потребности начальства и персонала	Поэтому должен учитывать их нужды, желания, прислушиваться к мнению
Должен придерживаться принципов	Среди которых – развитие способности сотрудников, совместная деятельность, соблюдение распорядка предприятия и другие

Человек, претендующий на данную должность, должен быстро адаптироваться к новым условиям, уметь работать в коллективе, самостоятельно принимать решения, уметь убеждать сотрудников.

Специалист по работе с кадрами должен обладать такими качествами, как целеустремленность, уверенность в собственных силах, рассудительность, этичность и другие.

С менеджером по работе с персоналом так же заключается трудовое соглашение. В договоре важно высветить все аспекты и нюансы деятельности сотрудника, чтобы не возникало проблем в дальнейшем.

Главное требование к кандидату на данную должность – наличие высшего образования – юридическое, экономическое или педагогическое. Большее внимание уделяется моральным качествам и профессионализму.

Основные понятия

Отдел кадров	Совокупность структурных подразделений организации, цель которых – управление персоналом. Сюда входят кадровые агентства, поиск сотрудников, мероприятия по повышению квалификации
Сотрудник кадровой службы	Лицо предприятия, отвечающее за прием персонала на работу
Начальник отдела кадров	Это главный руководитель кадровой службы, задача которого – обеспечивать предприятие сотрудниками. Второе название – HR-менеджер
Должностная инструкция	Документ, содержащий основные права и обязанности работника. Разрабатывается руководителем организации для своих подчиненных. В должностные инструкции включаются функции подразделения
Профессиональный стандарт	Квалификационная характеристика, необходимая сотруднику для осуществления трудовой деятельности. Это инновационная форма для определения квалификационных качеств и навыков работника
Управление персоналом	Сфера знаний и деятельности, которые направлены на обеспечение предприятия профессиональными сотрудниками

Функции, выполняемые работником на должности

Начальник кадровой службы выполняет множество функций, среди которых:

• осуществление научно-методического обеспечения работы кадровой сферы;
• организация проведения аттестации работников;
• обеспечение предприятия кадрами нужных профессий;
• создание безопасных условий трудовой деятельности на производстве;
• движение сотрудников – прием на работу, увольнение, перевод;
• осуществление контроля по дисциплине;
• ведение отчетности;
• контроль за документацией.

Законодательная база

Кадровый работник в своей деятельности должен руководствоваться Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Его нормы регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию режима труда и отдыха, выплату заработной платы и прочие нюансы.

Не менее важным является Федеральный закон № 149 «Об информации», принятый 27 июля 2006 года.

В соответствии с ним строится вся деятельность кадровой службы. 57 статья Трудового Кодекса побуждает работодателей использовать профессиональный стандарт.

Для организаций государственного и муниципального типа он также является обязательным – 144 статья Трудового Кодекса РФ.

Увольнение начальника кадровой службы по инициативе третьих лиц регламентируется 83 статьей, пункт 4 Трудового Кодекса.

Если специалист изъявил собственное желание уволиться, то процесс осуществляется на основании 80 статьи Трудового Кодекса Российской Федерации.

При увольнении по инициативе работодателя следует руководствоваться 81 статьей ТК РФ.

Что должен знать руководитель отдела кадров ↑

В процессе своей деятельности начальник кадровой службы должен иметь представление о:

• положениях трудового законодательства и прочих нормативных актов;
• структуре организации, ее кадровой политике и численности персонала;
• потребности в кадрах;
• состоянии рынка труда;
• методах оценки профессионализма персонала;
• производстве дел кадровой службы;
• основах психологии и социологии;
• порядке оформления и заполнения документов;
• правилах и нормах охраны труда.

HR-менеджер должен иметь психологические навыки, понадобятся и экономические знания, юридические.

Принцип работы инспектора по кадрам, читайте здесь.

Должностная инструкция (образец)

Должностная инструкция является обязательным элементов трудовой деятельности организации. В документе содержатся задачи, требования квалификации, функции, права и обязанности сотрудника.

Если на предприятии отсутствует данная инструкция, то законом это не карается и не считается нарушением. Единственный недостаток – руководитель может принять незаконное решение.

Инструкции, которые разрабатывает работодатель, должны содержать конкретный перечень обязанностей работников, учитывая условия труда и особенности предприятия.

Инструкция должности должна включать (требования к оформлению):

• название организации;
• тип документа;
• его дату и номер регистрации;
• место оформления (создания);
• заголовок и текст документа;
• приложения;
• подпись.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения	Описание документа, назначение должности
Квалификационные требования к сотруднику	Уровень образования, умения и навыки
Обязанности	То есть то, что необходимо знать начальнику отдела кадров
Критерии успешности	Выполнения трудовой деятельности (функции)
Права	Например, своевременное получение заработной платы, ежегодный отпуск и прочее
Ответственность	—

Главная функция менеджера кадровой инспекции – отбор персонала, поэтому он должен:

• понимать кадровую ситуацию каждого отдела организации с целью обновления персонала;
• знать способы привлечения на предприятие необходимых работников;
• уметь проводить собеседование и анализировать анкеты.

То есть, не менее важной является аналитическая работа начальника отдела кадров. От качества ее выполнения зависит успешное течение дел организации.

Основные обязанности

Главная обязанность менеджера по работе с персоналом – оказание помощи руководству организации и сотрудникам.

Права трудового характера начальника кадровой службы должны быть подтверждены документацией (внутренними локальными актами) организации.

Основными обязанностями считаются:

• подчинение главе предприятия или его заместителю;
• наличие профильного образования и стаж работы в подобной службе;
• определение кадровой стратегии развития организации;
• предложение мер, направленных на оптимизацию структуры штатов;
• распределение полномочий и обязанностей сотрудников;
• организация деятельности сотрудников отдела кадров, распределение между ними функций;
• оснащение организации опытными работниками;
• продуктивное взаимодействие с прочими структурами – биржей труда, кадровыми агентствами и другими организациями, которые занимаются подготовкой кадров;
• прогнозирование надобности в рабочей силе на текущие и будущие периоды.

Выделяют и дополнительные обязанности:

• контроль за изменениями в трудовом законодательстве в сфере кадровой службы;
• оформление документации в соответствии с требованиями законодательства;
• участие в создании различных комиссий – по аттестации, проверкам;
• организация обучения и повышения квалификации сотрудников предприятия;
• заключение с работниками соглашений о переобучении, не влияющим на отрыв от работы;
• проведение тестирования, анкетирования сотрудников при отборе на должность, замещение;
• предложение мероприятий, направленных на уменьшение потерь со стороны работников.

Перечисленные обязанности используются для повышения эффективности трудовой деятельности кадровой службы.

Также начальник отдела кадров обязан своевременно оповещать сотрудников об изменениях в распорядке организации, руководство – о поступлении новых работников, планируемых мероприятиях, важных событиях.

Во всех сферах деятельности специалист должен быть компетентным, разбираться в любых тонкостях и проблемах компании. Не менее значимой является обязанность по поддержке сплоченности коллектива, взаимопомощи.

Действие профессионального стандарта

Начиная с 1 января 2019 года, профстандарты вводятся в действие. Утверждает их Министерство труда.

Необходимы они для следующего:

• установки стандартов профессиональных типов деятельности;
• выдвижения требований к образованию и опыту работы в определенной сфере;
• унификации понимания трудовых функций сотрудников;
• установки уровня квалификации работников, оплаты трудовой деятельности и прочего.

Профессиональный стандарт – документ нормативного характера, который устанавливает требования к:

• содержанию и качеству трудовой деятельности;
• условиям ее осуществления;
• уровню квалификационных навыков и качеств сотрудников;
• степени образования, необходимого для конкретной должности.

Принципы, которыми следует руководствоваться при разработке стандарта:

1. Смена требований к работникам современного мира.
2. Учет достижений в сфере создания профессиональных стандартов.
3. Использование критериев при формулировке требований.

В профстандарте описываются необходимые для трудовой деятельности знания и умения, уровни сложности выполнения функций и прочее.

Как уволить начальника отдела ↑

Процесс увольнения начальника отдела кадров – нелегкий. При неправильном оформлении процесса могут возникнуть проблемы. Исключение – увольнение специалиста по собственному решению.

Основаниями для увольнения могут быть прогулы, сокращение штата, махинации с документами и их подделка, не прохождение испытательного срока и прочие.

При наличии нарушений начальником отдела трудовых обязанностей можно также расстаться с ним.

Если в процессе деятельности он получал выговоры, не предоставлял вовремя отчетную документацию, разглашал коммерческую тайну — это может послужить причиной увольнения.

Как это текучка кадров, читайте здесь.

Образец должностной инструкции менеджера по персоналу, смотрите здесь.

Также можно предъявить претензии в том, что в кадровой службе не соблюдаются нормы и положения Трудового законодательства.

Документы на увольнение начальника по работе с персоналом необходимо заполнить идеально, так как у него могут возникнуть претензии.

Таким образом, начальник кадровой службы – обязательное лицо в организации. В своей деятельности он имеет множество функций, главная из которых – работа с персоналом.

На данную должность необходимо брать человека, разбирающегося в Трудовом законодательстве и имеющего специальное образование.

Специалист должен знать, чем занимается сотрудник на этой должности, как правильно работать с персоналом, оформлять документацию.

Профессия управляющего персоналом – ответственная и требует специальных навыков.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
3. Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
5. Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

Статьи по теме

Когда должностная инструкция для начальника отдела кадров обязательна и что в ней указать.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна должностная инструкция начальника отдела кадров на предприятии

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Трудовое законодательство, действующее в 2017 году, не содержит не только требований к разработке и оформлению должностных инструкций , но даже упоминаний о таком документе. Тем не менее, на практике должностные инструкции на предприятиях разрабатываются достаточно часто, поскольку они позволяют однозначно идентифицировать круг обязанностей конкретного сотрудника, а значит, избежать разногласий по этому вопросу между работником и работодателем. Это может быть важно как в ходе осуществления повседневной трудовой деятельности, так и в случае возникновения конфликтной ситуации, трудового спора .

Наличие регламентов, которым определяется круг обязанностей по каждой должности, позволяет равномерно распределить нагрузку на сотрудников и исключить дублирование функций. Кроме того, квалификационные требования, изложенные в должностной инструкции начальника отдела кадров, существенно упрощают процедуру его аттестации — оценки профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности.

При этом в Постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» указывается, что разработка должностных инструкций должна осуществляться на основе квалификационных характеристик специалиста, перечисленных в этом справочнике. Кроме того, с учетом активного внедрения системы профессиональных стандартов , которое осуществляется в последние годы, целесообразно принимать во внимание также содержание профстандарта, действующего для конкретного специалиста.

Скачайте документы по теме:

В отношении начальника отдела кадров на предприятии таким документом является профессиональный стандарт « Специалист по управлению персоналом », утвержденный Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н. В документе зафиксировано, что его содержание относится как к работе специалистов кадровых служб, так и к деятельности руководителей кадровых служб.

Обратите внимание! Работодатель может учитывать требования профстандарта при разработке должностной инструкции, однако уволить специалиста за несоответствие им нельзя.

Но не следует ограничиваться применением квалификационных справочников и профстандартов при разработке должностной инструкции начальника отдела кадров. При ее написании также должны быть учтены особенности деятельности этого отдела как одного из подразделений конкретного предприятия. Ведь круг обязанностей по этой должности и их специфика будут различными для крупного производственного концерна или небольшой компании, предоставляющей бытовые услуги населению.

Среди специалистов, которые будут привлечены к разработке должностной инструкции начальника отдела кадров, должен быть сотрудник юридического отдела предприятия. Это необходимо, поскольку данная должность является руководящей и предполагает высокую степень ответственности, не только дисциплинарной и административной, но в некоторых случаях — и уголовной.

Разработка должностной инструкции начальника отдела кадров

Поскольку должностная инструкция является важным документом, прямо регулирующим деятельность одного или нескольких сотрудников компании. Она может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или отдельным документом.

На практике в качестве основы для разработки должностной инструкции начальника отдела кадров в 2017 году нередко используются готовые шаблоны, которые затем адаптируются с учетом специфики работы конкретного предприятия.

Но все-таки более целесообразно, чтобы должностная инструкция начальника отдела кадров была оформлена как отдельный документ. В этом случае в нее можно будет вносить актуальные изменения, которые не потребуют согласования работника и заключения с ним дополнительного соглашения к трудовому договору .

Оформление должностной инструкции начальника отдела кадров

В целях обеспечения удобного стандарта оформления документов предприятие может использовать положения Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». При этом, однако, его положения представляют собой не обязательные к исполнению указания, а рекомендации.

Обратите внимание! С 1 июля 2018 года данный ГОСТ будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Утверждение и принятие должностной инструкции начальника отдела кадров

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. В том случае, если она составляется в виде отдельного документа, самого руководителя кадровой службы необходимо ознакомить с ней под роспись. Такое требование установлено ст. 68 ТК РФ.

Обратите внимание! Если должностная инструкция представляет собой приложение к трудовому договору, ее формирование и применение производится в соответствии с разделом III ТК РФ.

Должностные обязанности начальника отдела кадров и другие разделы должностной инструкции

Несмотря на то, что в действующем трудовом законодательстве отсутствуют обязательные требования относительно содержания должностных инструкций , в сложившейся практике к определению должностных обязанностей начальника отдела кадров выработался подход, предполагающий наличие в таком документе следующих основных разделов:

Обратите внимание! В состав должностной инструкции могут входить дополнительные разделы, например, порядок пересмотра ее содержания.

Общие положения

В этом разделе документа фиксируется порядок приема на должность руководителя кадровой службы и освобождения от нее, а также место данного специалиста в должностной иерархии конкретного предприятия. В частности, следует указать, кому непосредственно подчиняется этот сотрудник, и какие сотрудники находятся у него в подчинении. Можно также отметить, какие процессы взаимодействия с другими подразделениями и конкретными работниками предусматриваются в целях выполнения его должностных обязанностей. Также здесь прописывается порядок замещения начальника отдела кадров в случае его отсутствия, например, при нахождении в отпуске, и перечень локальных нормативных актов и других документов, регулирующих его деятельность на занимаемой должности.

Квалификационные требования

В данном разделе прописываются все имеющиеся у предприятия требования в отношении образования, навыков и опыта лица, претендующего на выполнение должностных обязанностей начальника отдела кадров. В этом отношении организация может принять во внимание требования действующего профессионального стандарта либо указать свои собственные требования, обусловленные спецификой ее деятельности.

Так, действующий профстандарт предусматривает для руководителя отдела кадров обязательное наличие высшего образования, получения дополнительного образования в виде специализированных курсов, а также пятилетнего опыта работы в области управления персоналом на должности, относящейся к категории руководящих.

Кроме того, в этом разделе следует зафиксировать предметные области, в которых специалист должен владеть исчерпывающим объемом информации по теме. В частности, для начальника отдела кадров такими областями являются трудовое законодательство, в том числе конкретные механизмы и правила его применения в отдельных ситуациях, специальные виды программного обеспечения, основы кадрового делопроизводства , а также другие сферы знаний, которые требуются для успешного управления персоналом в данной организации.

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Функции начальника отдела кадров

В данном разделе следует зафиксировать укрупненные функции, которые входят в перечень должностных обязанностей руководителя кадрового отдела, и расшифровать их содержание по каждому пункту, с тем, чтобы обеспечить понимание роли этого специалиста в управлении персоналом предприятия со стороны как самого работника, так и работодателя. Как правило, к таким функциям относятся:

1. комплектование организации кадрами, удовлетворяющими ее потребности в осуществлении производственного процесса;
2. разработка, корректировка и реализация долгосрочной кадровой политики предприятия;
3. организация обучения и повышения квалификации сотрудников компании;
4. организация аттестации работников;
5. контроль за ведением кадрового документооборота;
6. контроль за соблюдением требований действующего трудового законодательства.

Права и ответственность руководителя отдела кадров

В разделе, посвященном правам начальника отдела кадров, обыкновенно указываются его полномочия в рамках осуществления трудовых обязанностей по отношению к подчиненным ему сотрудникам, а также представителям других подразделений компании и ее руководства. Кроме того, здесь целесообразно зафиксировать его права в отношении визирования конкретных категорий документов и распределения денежных средств между подчиненными.

Раздел, устанавливающий объем ответственности руководителя отдела кадров, включает в себя перечисление сфер, осуществление контроля за которыми является его непосредственной обязанностью. При этом в отношении конкретных мер ответственности в данном блоке должностной инструкции , как правило, делается отсылка к соответствующим статьям трудового законодательства.

Обратите внимание! Вместе с тем, в должностной инструкции могут быть прописаны определенные меры ответственности за допущенные нарушения, не противоречащие закону.

Таким образом, должностная инструкция начальника отдела кадров позволяет четко установить объем его обязанностей и области полномочий, тем самым избежав возможных разногласий по этим вопросам между сотрудником и работодателем. При этом в целях обеспечения наибольшей эффективности ее применения следует хранить инструкцию на рабочем месте, чтобы при возникновении каких-либо спорных ситуаций он в любой момент мог свериться с ее положениями.