Учет на забалансе в бюджетном учреждении

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на editor@garant.ru. Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В бюджетном учреждении (больница) в связи с переходом на СГС "Основные средства" с основных средств (счет 410124000) было переведено медицинское оборудование на забалансовый учет (счет 02). Медицинское оборудование не соответствовало критериям актива. Оно не эксплуатировалось, так как требовался ремонт. Сейчас оборудование в рабочем состоянии. Списание основных средств было отражено в межотчетный период (31.12.2017) с применением счета 401 30. В бухгалтерском учете бюджетного учреждения списание на забалансовый счет медицинского оборудования, подлежащего ремонту, признано ошибкой.
Какими проводками восстановить его на баланс?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Полагаем, что в бухгалтерском учете бюджетного учреждения восстановление на балансовых счетах ошибочно списанного на забалансовый счет 02 в межотчетный период медицинского оборудования может быть отражено путем аннулирования ранее совершенных корреспонденций счетов по списанию имущества на забаланс способом "Красное сторно".

Обоснование вывода:
По общему правилу объекты основных средств, не приносящие субъекту учета экономические выгоды, не имеющие полезного потенциала и в отношении которых в дальнейшем не предусматривается получение экономических выгод, учитываются на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении" (абзац 3 п. 8 СГС "Основные средства", п.п. 35, 335 Инструкции N 157н, письмо Минфина России от 02.04.2018 N 03-05-05-01/21113).
В соответствии с п. 34 Инструкции N 157н выбытие с баланса при признании основных средств, не удовлетворяющих критериям актива (п. 36 СГС "Концептуальные основы"), осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом). В свою очередь, это означает, что по таким объектам должно быть принято решение о списании, в том числе в связи с физическим или моральным износом. В такой ситуации до момента согласования списания или до момента демонтажа (утилизации, уничтожения) объектов основных средств учреждение должно учитывать их на забалансовом счете 02. Вторым случаем, когда учреждение может обоснованно отнести материальную ценность на забалансовый счет 02, является частичная ликвидация (разукомплектация) или модернизация объекта или его составной части. Так, материальные ценности, полученные в результате модернизации (разукомплектации) объекта, до принятия решения об их дальнейшем функциональном назначении (использовании, реализации и т.д.) следует отнести на счет 02 (смотрите письмо Минфина России от 28.02.2018 N 02-06-10/12969). Если же, как в конкретной ситуации, в учреждении планировался ремонт основных средств, которые временно не использовались, то в этом случае у учреждения не было оснований для переноса таких объектов на счет 02.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации речь можно вести об ошибке в бухгалтерском учете бюджетного учреждения и об ее исправлении.
Порядок исправления ошибок, выявленных в регистрах бухгалтерского учета, регулируется положениями пункта 18 Инструкции N 157н. В данном случае списание медицинского оборудования с балансового учета на забалансовый отражено в межотчетный период с использованием счета 0 401 30 000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" 31.12.2017. Однако отнести такую хозяйственную операцию к ошибкам прошлых лет было бы некорректно, т.к. операции, проводимые учреждениями в межотчетный период, изменяют входящие остатки текущего финансового года, не относясь при этом ни к отчетному финансовому году, ни к текущему.
Так, если бы ошибочное списание медицинского оборудования на забалансовый счет 02 было бы осуществлено в предыдущие отчетные периоды, то исправление ошибки в 2018 году следовало бы отразить с применением специальных счетов для исправления ошибок прошлых лет. При этом исправительные записи по ошибкам прошлых лет в отчетность текущего года включаться не должны. На суммы выявленных ошибок прошлых лет делается ретроспективный пересчет отчетности.
Однако в конкретном случае имеет место ситуация, не урегулированная нормами действующего законодательства. Порядка и корреспонденций счетов по исправлению ошибок, отраженных в межотчетный период с применением счета 0 401 30 000, нормативными документами не установлено. Операции межотчетного периода, повлиявшие на изменение входящих остатков при составлении годовой бухгалтерской отчетности, бюджетными учреждениями отражаются в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773) (п. 72 Инструкции N 33н). При этом в балансе учреждения на начало отчетного периода, т.е. по состоянию на 01.01.2018, по счетам 0 101 00 000 и 0 104 00 000 будут отражены уже новые данные. Но в данном случае учреждением бухгалтерская запись по списанию объекта со счета 0 101 00 000 в межотчетный период произведена ошибочно и в балансе не должно быть отражено уменьшение суммы основных средств, которые учреждение планирует использовать.
Учитывая изложенное, полагаем, что наиболее целесообразным решением в сложившихся обстоятельствах будет аннулирование ранее совершенных бухгалтерских записей по списанию имущества на забалансовый счет 02 способом "Красное сторно" также в межотчетный период. Причины расхождений информации, представленных в Сведениях (ф. 0503773) по состоянию на 01.01.2019 по сравнению с аналогичной информацией на 01.10.2018, следует раскрыть в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503760). Решение о применении такого подхода по восстановлению ошибочно списанного имущества на забаланс в межотчетный период следует согласовать в порядке, установленном в п. 4 Инструкции N 174н, и закрепить в рамках формирования учетной политики.
Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по восстановлению стоимости ошибочно списанного на забалансовый учет имущества предлагаем оформить в межотчетный период на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) следующим образом:
1. Уменьшение забалансового счета 02
— отражено выбытие медицинского оборудования с забалансового учета;
2. Дебет 4 401 30 000 Кредит 4 101 24 000
— способом "Красное сторно" восстановлена списанная стоимость медицинского оборудования;
3. Дебет 4 104 24 000 Кредит 4 401 30 000
— способом "Красное сторно" восстановлена списанная амортизация.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета и отчетности (для госсектора).
— Энциклопедия решений. Отражение операций межотчетного периода в учете и отчетности (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

7 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Практически у любого бюджетного учреждения имеются активы, имущество или ценности, которыми заведение пользуется или которые хранит. При этом они не принадлежат ему и не закреплены в его оперативном управлении. Чтобы проводить операции с такими ценностями, необходимо открыть специальные счета, которые называются забалансовыми. Кроме того, такие счета нужны, чтобы отслеживать бланки строгой отчетности, обязательства по которым еще не исполнены.

Какие забалансовые счета существуют в бюджетных организациях

Настольными книгами любого бухгалтера в бюджетном учреждении являются план счетов бухучета и инструкция по его применению №174н. Документы утвердил Минфин приказом от 16 декабря 2010 года. Именно в этой инструкции закреплен перечень забалансовых счетов, предусмотренных в бюджетных организациях. Список состоит из 31 пункта: 27 основных (с 1 по 27) и четыре дополнительных (30, 31, 40 и 42). Этим бухучет в бюджетных организациях отличается от учета в коммерческих компаниях, для которых предусмотрено всего 11 забалансовых счетов.

Итак, каковы забалансовые счета у бюджетников?

Счет 01. Имущество, полученное в пользование

На нем учитываются недвижимость и другое имущество, которое получено в безвозмездное пользование. Здесь же отражаются транспортные средства в возмездном пользовании (кроме аренды), находящиеся на балансе лизингополучателя. Факт передачи имущества от собственника пользователю закрепляется в акте приема-передачи. В нем же прописывается стоимость объекта, по которой он будет проходить по забалансовому счету 01.

Интересный факт! На забалансовых счетах 01 учитываются экспонаты и коллекции музейного фонда РФ, которые хранятся в государственных и муниципальных музеях.

Счет 02. Матценности, принятые на хранение

На этом счету учитывается целый ряд активов:

• предметы, отправленные на переработку;
• бесхозные вещи;
• списанная в утиль техника;
• имущество, изъятое в качестве компенсации вреда;
• товары, задержанные на таможне;
• пр.

Имущество принимается на хранение с составлением первичного документа, в котором передающая сторона указывает его стоимость. Если ценности принимаются в одностороннем порядке, указывается условная цена в один рубль.

Счет 03. Бланки строгой отчетности

К таким бланкам относятся:

• трудовые книжки и вкладыши в них;
• шаблоны аттестатов и дипломов;
• свидетельства и сертификаты;
• больничные листы;
• незаполненные квитанции;
• пр.

Прием, хранение, выбытие, списание этих бланков учитывается на забалансовом счете 03.

Счет 04. Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов

Задолженности учитываются на забалансовом счете после того как специальная комиссия принимает решение об их списании с основного балансового учета. Задолженность будет учитываться, пока имущественное положение должника не изменится и он не погасит долг, либо пока задолженность не будет исполнена или прекращена иным образом, не противоречащим закону.

Счет 05. Матценности, оплаченные по централизованному снабжению

Таким счетом могут пользоваться учреждения-грузополучатели, которые отгружают матценности, а затем передают их заказчикам. На забалансовом счете грузы отражаются по закупочной цене, а затем списываются по ней же.

Счет 06. Задолженность студентов и учащихся за невозвращенные матценности

Объем долга учитывается как сумма расходов на восстановление старого или покупку нового имущества. Цифры отражаются в карточках по каждому студенту, видам поступлений и ценностей.

Счет 07. Награды, ценные подарки, сувениры

Награды, призы, кубки и знамена ставятся на учет по условной цене в один рубль. Ценные подарки, сувениры и другие предметы, купленные для вознаграждения, отражаются по той стоимости, по которой их покупали.

Счет 08. Неоплаченные путевки

Неоплаченные путевки принимаются на забалансовый счет после истечения срока их хранения в кассе. Они ставятся на учет либо по номиналу, указанному на путевке, либо по условной оценке в один рубль, если номинал отсутствует.

Счет 09. Запчасти к транспортным средствам

Запчасти начинают учитываться на забалансовом счете, после того как с их помощью отремонтируют транспортное средство. В этот момент они списываются с баланса и в течение всего эксплуатационного срока учитываются на забалансовом счете 09.

Счет 10. Обеспечение исполнения обязательств

На этом счете учитывается имущество, полученное учреждением в рамках обеспечительных мер:

Стоимость такого имущества записывается как сумма тех обязательств, которые оно обеспечивает. По этой же стоимости оно выбывает с забалансового учета.

Счет 11. Государственные и муниципальные гарантии

На этом счете отражаются все виды и суммы гарантий, данных и полученных по тем или иным гражданско-правовым обязательствам. Записи о прибытии и выбытии производятся по тем суммам обязательств, на которые получены гарантии.

Счет 12. Специальное оборудование для выполнения научных исследований по договорам с заказчиками

Этот счет необходим учреждениям, которые выполняют научно-исследовательскую работу по специальным заказам. На забалансовом счете 12 учитывается оборудование, необходимое для такой работы. Оно прибывает и убывает по стоимости, указанной заказчиком в соответствующем договоре.

Счет 13. Экспериментальные устройства

На этом счете также учитывается оборудование, которое необходимо для научно-исследовательской работы, но при этом относится к категории экспериментального.

Счет 14. Расчетные документы, ожидающие исполнения

На этом счете учитываются все суммы, на которые выданы расчетные документы.

Счет 15. Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия денег на балансе бюджетной организации

На этом счете учитываются все суммы задолженностей, которые бюджетное учреждение не смогло погасить вовремя. Долги выбывают с баланса по истечении срока их погашения, но сохраняются на забалансовом учете.

Счет 16. Переплаты по пенсиям и пособиям из-за неверного применения законов и счетных ошибок

Суммы переплаты ставятся на забалансовый учет на основании ревизий или проверок и числятся там до момента их полного погашения или списания.

Счет 17. Поступления денег

Забалансовый счет 17 открывается как приложение к трем расчетным балансовым счетам. Он необходим для аналитического учета поступления денег, возврата излишне полученных доходов, возврата дебиторской задолженности прошлых лет.

Счет 18. Выбытия денег

Счет открывается в дополнение к тем же расчетным балансовым счетам, что и предыдущий. Он необходим для анализа выбытия денег, возвратов излишних расходов и т.д.

Счет 19. Неизвестные поступления в бюджеты прошлых лет

На счете учитываются даты неизвестных зачислений и уточнения их объемов.

Счет 20. Задолженность, не востребованная кредиторами

На этом счете учитывают суммы долгов, не подтвержденные кредиторами по результатам их ревизий. Они остаются на учете в течение срока исковой давности, а затем списываются в счет доходов бюджетной организации.

Счет 21. Основные активы (до трех тысяч рублей), находящиеся в эксплуатации

На этом счете учитываются основные средства предприятия стоимостью до трех тысяч рублей включительно, которые находятся в активном использовании. Исключение – недвижимость и объекты библиотечного фонда. Средства ставятся на учет по условной стоимости в один рубль.

Счет 22. Матценности, полученные по централизованному снабжению

На этом счете такое имущество учитывается до тех пор, пока поставщик не представит все необходимые документы на снабжение.

Счет 23. Периодика для использования руководством и сотрудниками

Здесь учитываются газеты, журналы и прочая периодика, которую бюджетное учреждение покупает для своих нужд. Учет ведется по условной стоимости в один рубль.

Счет 24. Предметы, отданные в доверительное управление

Счет необходим для контроля над активами, в том числе недвижимыми, передаваемыми в доверительное управление.

Счет 25. Предметы, отданные в аренду

Этот счет нужен для анализа активов, передаваемых в аренду. Он помогает обеспечивать их сохранность и правильное использование. На нем учитываются местоположение имущества, его виды, количество, стоимость.

Счет 26. Предметы, отданные в безвозмездное использование

Здесь учитывается любое имущество, которое бюджетное учреждение отдало кому-то в безвозмездное пользование. Запись производится на основании первичного акта, в котором установлена стоимость передаваемого имущества.

Счет 27. Матценности, выданные трудящимся для личного использования

На этом счете учитываются спецодежда, обмундирование и прочее имущество, которое выдается сотрудникам для исполнения их служебных обязанностей.

Еще четыре счета 30, 31, 40 и 42 считаются дополнительными. На них учитываются:

• денежные транзакции, выполненные через третьих лиц;
• акции, имеющие номинальную стоимость;
• активы, находящиеся в ведении управляющих компаний;
• бюджетные инвестиции, находящиеся в реализации.

Также бюджетные учреждения имеют право заводить и другие забалансовые счета, если им необходимо собрать дополнительную информацию или усилить контроль над имуществом и транзакциями.

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 1

В процессе своей деятельности казенные учреждения принимают обязательства, совершают операции, связанные с приемом, использованием, выбытием имущества и других активов, которые не принадлежат ему. Учет таких операций отражается на забалансовых счетах. В данной статье мы рассмотрим сущность, классификацию забалансовых счетов, способы их отражения в бухгалтерском учете, а также корректировки и дополнения по некоторым счетам, применяемые с 2013 г.

В соответствии с Инструкцией N 157н на забалансовых счетах учреждения учитываются:

• ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления (арендованное имущество; имущество, полученное с правом безвозмездного (бессрочного) пользования, поступившее на хранение и (или) переработку, а также по централизованным закупкам (централизованному снабжению) и т.п.);
• основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно, введенные в эксплуатацию;
• периодические издания для пользования в составе библиотечного фонда независимо от их стоимости;
• бланки строгой отчетности;
• имущество, приобретенное в целях награждения (дарения), переходящие награды, призы, кубки;
• материальные ценности, оплаченные по централизованным закупкам (централизованному снабжению);
• специальное оборудование для выполнения научно-исследовательских работ по государственным (муниципальным) договорам (контрактам);
• экспериментальные устройства, иные ценности;
• расчеты и обязательства, ожидающие исполнения;
• дополнительные аналитические данные об иных объектах учета и проведенных с ними операциях, необходимые для раскрытия сведений о деятельности учреждения в формируемой им отчетности.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В целях обеспечения управленческого учета учреждения могут вводить дополнительные забалансовые счета, субсчета. Казенные учреждения в рамках формирования учетной политики должны предусмотреть, в какой оценке осуществлять учет тех или иных активов: в условной или по стоимости приобретения, поступления.

Данные, сформированные на забалансовых счетах, используются при составлении годовой бухгалтерской отчетности. В соответствии с требованиями Инструкции N 191н в составе Баланса (ф. 0503130) формируется Справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах.

Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе. Это означает, что при принятии к учету имущества и обязательств они отражаются по дебету забалансового счета в принятой учетной политикой оценке, а при их выбытии — списываются с кредита того же счета. Двойная система бухгалтерского учета в данном случае не применяется.

Активы и обязательства, числящиеся на забалансовых счетах, должны инвентаризироваться в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе. Казенные учреждения при проведении инвентаризации активов на забалансовых счетах должны руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Инструкцией N 162н утверждено 26 забалансовых счетов, каждый из которых предназначен для учета определенных материальных ценностей, а также иных активов и обязательств.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Руководствуясь положениями Инструкции N 157н и Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н , в соответствии с классификацией забалансовых счетов проведем детальный анализ, определяющий сущность, назначение и порядок отражения в бухгалтерском учете каждого из счетов:

Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".