«Документация по персоналу в организациях»
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.
Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.
1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).
2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.
4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.
Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».
Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:
Ø наименование вышестоящей организации (если имеется);
Ø наименование предприятия;
Ø название вида документа;
Ø номер приказа (внутри своей группы);
Ø место издания;
Ø заголовок к тексту;
Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа — «Проект».
Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Заголовок — обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:
О создании филиала в г .В ыборге
Об увеличении уставного капитала общества.
Те кст пр иказа состоит, как правило, из двух частей:
Ø вступительной, или констатирующей (преамбулы) и
Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:
В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г .Т вери (протокол от 18.03.1997 № 1)
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.
В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ , печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:
Ø наименование исполнителя или исполнителей (кому);
Ø предписываемое действие (что сделать);
Ø конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.
Последний пункт приказа — это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
При составлении проекта приказа необходимо:
Ø во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;
Ø давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;
Ø намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;
Ø обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;
Ø указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
Ø указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Те кст пр оекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»
До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/ с и к.
Образец приказа по основной деятельности:
Открытое акционерное общество
Об увеличении уставного
В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,
1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.
Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть
ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:
Руководителям органов охраны природы
республик в составе Российской Федерации,
краев, областей, автономных образований,
городов Москвы и Санкт-Петербурга
Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.
Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.
«Документация по персоналу в организациях»
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.
Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.
1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).
2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.
4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.
Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».
Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:
Ø наименование вышестоящей организации (если имеется);
Ø название вида документа;
Ø номер приказа (внутри своей группы);
Ø заголовок к тексту;
Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа — «Проект».
Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Заголовок — обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:
О создании филиала в г .В ыборге
Об увеличении уставного капитала общества.
Те кст пр иказа состоит, как правило, из двух частей:
Ø вступительной, или констатирующей (преамбулы) и
Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:
В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г .Т вери (протокол от 18.03.1997 № 1)
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.
В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ , печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:
Ø наименование исполнителя или исполнителей (кому);
Ø предписываемое действие (что сделать);
Ø конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.
Последний пункт приказа — это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
При составлении проекта приказа необходимо:
Ø во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;
Ø давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;
Ø намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;
Ø обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;
Ø указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
Ø указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Те кст пр оекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»
До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/ с и к.
Образец приказа по основной деятельности:
Открытое акционерное общество
Об увеличении уставного
В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,
1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.
Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть
ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:
Руководителям органов охраны природы
республик в составе Российской Федерации,
краев, областей, автономных образований,
городов Москвы и Санкт-Петербурга
Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.
Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.
Чем отличается приказ от распоряжения, законодательная практика не говорит — более того, эти термины в нормативно-правовых актах используются как синонимы. Тем не менее существуют сформировавшиеся в процессе делопроизводства различия как в форме, так и в содержании этих документов.
Что такое приказ и распоряжение
Приказ и распоряжение — это локальные правовые акты (ЛПА), издаваемые руководящим составом юридического лица, государственного органа или административного субъекта. Приказ и распоряжение представляют собой задокументированное решение руководящих работников по организационным, оперативным, кадровым и иным вопросам деятельности организации.
Важно! Оба этих документа имеют область применения, ограниченную юрисдикцией того субъекта, руководитель которого их подписал.
И приказ, и распоряжение регламентируют, как правило, внутреннюю работу субъекта, однако могут затрагивать взаимоотношения с другими субъектами права в той мере, в какой это касается выполнения обязанностей сотрудников, ответственных за исполнение приказа или распоряжения.
Чем отличается приказ от распоряжения
В отличие от норм законодательства в практике документооборота решения, которые оформляются приказами и распоряжениями, имеют отличия. Существуют неофициальные правила определения ситуаций, в которых составляются приказ или распоряжение. Итак, чем отличается распоряжение от приказа?
Условие прекращения действия
Действительно до момента исполнения
Действителен до отмены
Руководитель субъекта, руководители филиалов, подразделений и отделов
Возможность внесения изменений
Как правило, переиздаются
Можно вносить изменения
Рассмотрим различия между приказом и распоряжением по порядку.
Приказ — это ЛПА, формирующий основу для правоотношений, поэтому имеет, как правило, длительный срок действия, не ограниченный наступлением какого-либо события. В качестве примера можно привести приказ о назначении сотрудника на работу. Кроме того, при необходимости в приказы могут быть внесены изменения.
Распоряжение — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа. Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса.
Издавать приказы, как правило, имеет право директор субъекта, который распоряжением может дать временное или постоянное право подписания приказов своему заместителю или ряду должностных лиц организации. Перечень лиц, уполномоченных издавать распоряжения, гораздо шире.
Самое же большое различие между распоряжением и приказом заключается в круге решаемых вопросов. Если приказ является основой для начала или изменения правоотношений, то распоряжение — это решение оперативных вопросов, вытекающих из существующих правоотношений, в том числе установленных приказом.
Проиллюстрировать это можно на следующих примерах:
Различия в приказе и распоряжении
Приказ о приеме сотрудника на работу
Распоряжение о возложении обязанностей на сотрудника на время отпуска
Приказ об утверждении положения об учетной политике
Распоряжение о проведении инвентаризации
Приказ об утверждении типовой должностной инструкции
Распоряжение о внесении изменений в должностные инструкции в связи с изменением наименования должностей
Кроме перечисленных выше, существуют отличия по форме составления документов. Распоряжения, как правило, не имеют заголовков, а начинаются словами «распоряжаюсь9raquo; или «обязываю9raquo;. Приказы имеют заголовок («Приказ9raquo;), распорядительная часть этого документа начинается со слова «приказываю9raquo;.
Хозяйствующий субъект вправе как вносить изменения в типовую форму приказа и распоряжения, так и утверждать типовые формы самостоятельно.
Нормативные документы, регламентирующие документооборот
Определение приказа (распоряжения) приводится в ряде нормативных документов, изданных Федеральной архивной службой. Следует отметить, что существующие нормативные акты используют эти термины как синонимы, хотя и описывают различия, которые имеются в их составлении.
Важно! В правовом поле принципиальных различий между приказом и распоряжением нет.
Требования к оформлению приказов и распоряжений приведены в ведомственных нормативно-правовых актах, но в целом они практически идентичны.
Нормативных документов, рекомендуемых для использования сотрудниками частных хозяйствующих субъектов, нет. Поэтому они, составляя приказы и распоряжения, могут руководствоваться общими правилами делопроизводства и документооборота.
Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем компании (как частной, так и государственной) для решения преимущественно оперативных проблем и вопросов, касающихся деятельности предприятия, в частности исполнения определённых приказов, различного рода инструкций, документов, а также для доведения принятого нанимателем решения до сотрудников отдельных подразделений.
Такой акт издаётся по конкретному, узкому вопросу и никак не может противоречить действующей конституции и законодательству, указам президента страны.
Распоряжение не предполагает беспрекословного выполнения/подчинения, это лишь указание работникам наиболееподходящего варианта действий. То есть, в отличие от приказов, требующих полного подчинения, он подразумевает лишьсогласие.
Для исключения неверного толкования, в большинстве отечественных компаний приказы обладают такой же силой, как ираспоряжения: им необходимо подчиняться и строго выполнять всё указанное.
Каким может быть распоряжение?
Различаются следующие типы распоряжения:
• письменное (предполагает акт, представленный в установленной письменной форме).
Письменное распоряжение может быть предъявлено не одному лицу, а группе работников. В последнем случае его ещёназывают циркулярным.
• нормативное (устанавливает задачи по применению какой-то конкретной формы и метода достижения результатов);
• индивидуальное (включает задачи по осуществлению определённого индивидуального действия, которые должны бытьвыполнены строго в установленные сроки с предоставлением руководителю компании соответствующего доклада).
Правила оформления распоряжения
Любое распоряжение нужно начинать с написания заголовка, который должен отражать краткую суть всего документа,отвечать на вопрос «о чём?» и содержать существительное в отглагольной форме (к примеру, «о начислении», «овыполнении» и т.д.).
Далее идёт основной текст, который зачастую включает две части, а именно:
Что касается первой, то здесь достаточно кратко излагается цель, причины публикации распоряжения, приводятся ссылки наопределённую документацию. Здесь же можно поместить выдержки из текста решения, принятого органами госуправления.
В большинстве случаев констатирующая часть начинается со слов «согласно..», «во исполнение..», «в соответствии с..»,«сцелью..» и оканчивается «приказываю:».
Что касается распорядительной части, то она может подразделяться на отдельные пункты/подпункты (обозначать их нужноарабскими цифрами). Каждый из них должен включать единственное поручение по одной проблеме, вопросу, здесь жеприводятся сроки исполнения (при наличии такой необходимости).
Если руководитель решает дать одному лицу несколько заданий, ему следует всего один раз указать в пункте ФИО исполнителя, при этом в подпунктах привести все требуемые поручения.
Когда распоряжение предполагает создание комиссии/группы, в приводимом составе на первом месте прописываетсяпредседатель, после него – заместитель, затем – остальные члены (их фамилии пишутся согласно алфавитному порядку внезависимости от занимаемой должности).
Если распоряжение изменяет/дополняет чем-то/отменяет какую-то изданную ранее документацию, в тексте должен иметьсясоответствующий пункт (с фразами «признать утратившим законную силу», «дополнить..», «внести изменения в..», сфиксацией даты принятия, номера, названия отменяемых документов).
Помимо всего перечисленного выше распорядительная часть, как правило, включает данные о лице, которое должноосуществлять контроль над исполнением распоряжения. К примеру, это может быть следующее: «контроль над исполнениемраспоряжения оставляю за собой» (когда руководитель сам планирует проверить выполнение распоряжения).
Если имеются отдельные поясняющие либо дополняющие текст распоряжения задания, их приводят в специальномприложении (на него должна иметься ссылка в основном тексте). При этом на первой страничке приложения вверху справауказывается дата, номер соответствующего распоряжения.
Подписывает распоряжение директор предприятия, его заместитель (если он обладает такими полномочиями). При этом подпись должна включать должность лица, непосредственно подпись, её расшифровку (фамилию и инициалы).
Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.
Сроки хранения распоряжений:
— по деятельности предприятий в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);
— по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.