Сведения об аффилированных лицах образец

Письмо об аффилированности организаций представляет собой документ, которым юридические лица подтверждают или опровергают зависимость от другого участника хозяйственных отношений. Сделки между предприятиями, которые могут оказывать давление друг на друга или навязывать свои условия, противоречат основам рыночной экономики и пресекаются со стороны государственных органов. Контроль за хозяйствующими субъектами осуществляется разными способами. Одним из методов является предоставление сведений юрлицами в добровольном порядке – в форме письма.

Правовое регулирование

Законодательство РФ подробно регламентирует взаимозависимость субъектов предпринимательской деятельности. Аффилированность юридических лиц возникает тогда, когда одно предприятие прямо или косвенно может влиять на решения другой организации.

Аффилированность предполагает следующие варианты зависимости:

• если от имени одной компании в пользу другой компании могут принимать решение близкие родственники (например, при выборе поставщика или исполнителя по договору);
• если контрагент давал потенциальному клиенту консультацию, проводил экспертизу или выступал как специалист по вопросам заключения договора или участия в торгах;
• если руководитель контрагента осуществляет или когда-либо осуществлял управление компанией клиента (выступает в качестве члена совета директоров или единоличного руководителя, имеет 20% акций акционерного общества);
• если имеет место деятельность финансово-промышленных групп или холдинговых объединений.

Контроль за аффилированными лицами осуществляют:

• налоговая служба;
• Федеральная антимонопольная служба;
• банки и иные кредитные организации.

Налоговая инспекция обеспечивает прозрачность поступающих в бюджет сборов и платежей. Аффилированные лица могут искусственно занижать цены по сделкам, что приведет к сокрытию от государства реальных денежных оборотов между компаниями. В результате таких махинаций суммы налогов искусственно занижаются и в бюджет не доходят причитающиеся государству суммы.

Возможности аффилированных организаций

Федеральная антимонопольная служба должна контролировать состояние цен на рынке. Она следит за деятельностью монополистов, которые могут договариваться между собой и завышать цены на первостепенные товары и услуги.

Связанные друг с другом компании могут:

• парализовать рынок;
• устранять конкурентов;
• создавать монополистов.

Поэтому ФАС активно борется с недобросовестными монопольными компаниями и контролирует аффилированные организации.

Альтернативные варианты

Информацию об аффилированности компаний также запрашивают обслуживающие юридических лиц кредитные организации. При решении вопроса о предоставлении займов, целевых кредитов или долгосрочных финансирований банки должны располагать информацией о том, какие компании потенциально могут стать получателями их денежных средств. Для этого банковские работники требуют у заемщиков отчета о возможном влиянии, которое могут оказывать на них иные предприятия.

Зависимость компаний имеет значение при банкротстве юридических лиц, если арбитражный управляющий сочтет незаконными совершенные между несколькими контрагентами сделки и подаст заявление об их оспаривании в суд.

При инициировании проверок надзорными органами (прокуратуры) зависимые компании подлежат совместной проверке. При возникновении у государственных органов подозрений об аффилированности юридических лиц они могут обратиться за предоставлением разъяснений в любую попадающую под подозрение организацию.

Содержание документа

Письмо о взаимозависимости юридических лиц не имеет законодательно закрепленной формы. Обычно контролирующие субъекты требуют предоставить информацию об аффилированности по утвержденному ими бланку. Причем даже в одном банке форма письма может отличаться от формы, разработанной в другой кредитной организации. Среди основных элементов письма об аффилированности предприятий можно выделить:

• полное наименование адресата с указанием ФИО руководителя или лица, направившего запрос о представлении документа;
• название письма («Ответ на запрос об аффилированности/отсутствии аффилированности организации», «Сведения о зависимых лицах» и т.д.);
• основной текст, раскрывающий ответ на запрос;

указание зависимых лиц (при их наличии);

ссылки на законодательство, определяющее допустимость осуществления бизнеса взаимозависимыми субъектами;

информирование о том, что аффилированные компании юридического лица не нарушают антимонопольных и налоговых требований.

Письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации и подписано руководителем предприятия. Банковские службы обычно требуют дополнить письмо подписью главного бухгалтера.

При составлении документа целесообразно указать исходящий номер и дату. Это позволит запросившему письмо органу при необходимости оперативно дать ответ на него.

Завизированное гербовой печатью компании письмо предоставляется запросившему информацию лицу. Ответ может быть направлен:

• по электронной почте;
• почтовым отправлением с уведомлением;
• курьером для личной доставки письма в канцелярию.

Основные ошибки при составлении письма

При направлении информации об аффилированности или ее отсутствии необходимо установить смысл полученного запроса. Главной ошибкой юридического лица может быть предоставление лишних сведений. Не рекомендуется также скрывать какую-либо информацию или искажать данные. Запросы часто направляются государственными органами и кредитными организациями, у которых есть доступ к регистрационным базам о бывших и действующих руководителях компаний.

В соответствии со ст. 19.8.1 КоАП РФ предоставление неполной или ложной информации либо игнорирование запросов уполномоченных органов влечет наложение штрафа на предприятие в размере от 100 до 500 тысяч рублей.

Сроки хранения

Согласно Приказу Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558 переписка с органами государственной власти, банками и кредитными организациями, а также контрагентами компании должна храниться в течение 5 лет. Поэтому письмо об аффилированности юрлица должно храниться в компании все время, пока оно может понадобиться (в случае судебных споров или проверок ФАС), плюс 5 лет.

Список аффилированных лиц ООО (образец)

ООО по требованию своего участника обязано предоставить ему доступ к списку аффилированных лиц (пп. 8 п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ ). Соответственно, ООО обязано вести список аффилированных лиц.

Напомним, что аффилированными лицами являются физлица и организации, которые способны оказывать влияние на деятельность конкретной фирмы. Подробнее о том, кто является аффилированным лицом организации, можно прочитать в ст. 4 Закона РСФСР от 22.03.1991 N 948-1 .

Список аффилированных лиц ООО: хранение

Такой список хранится в организации как минимум 10 лет (п. 150 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558).

Если организация нарушит это правило, то ей грозит штраф (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ ):

• от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. (штраф будет наложен саму фирму);
• от 2,5 тыс. руб. до 5 тыс. руб. (штраф будет наложен на должностных лиц организации).

Как составить список аффилированных лиц

Утвержденной формы списка аффилированных лиц для ООО нет. Вы можете разработать собственную форму такого списка или же взять за основу форму списка аффилированных лиц для акционерных обществ (Приложение 4 к Положению, утв. Банком России 30.12.2014 N 454-П ), внеся в нее некоторые коррективы.

Список аффилированных лиц ООО: образец заполнения-2018

Приведем образец заполнения списка аффилированных лиц.

Изменения в списке аффилированных лиц

Если за основу вы взяли форму списка аффилированных лиц, утвержденную для АО, то при изменении в списке (например, при исключении лица из списка) по сравнению со списком, утвержденным ранее, в разделе I укажите новые сведения, а в разделе II отразите характер изменений и соответствующие даты. Кроме того, в разделе II нужно указать, какие сведения были в списке до изменений, а какие – после.

Если же вы разработаете собственную форму списка, то в нее имеет смысл включить строки для отражения подобной информации.

Раскрытие списка аффилированных лиц

Как мы уже сказали выше, раскрывать информацию об аффилированных лицах ООО должно своим участникам по их требованию. Помимо этого, такая информация должна быть раскрыта в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности (п. 27 ПБУ 4/99 ).

Аффилированные лица общества с ограниченной ответственностью: обязанность вести список

Из текста ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее — закон № 14-ФЗ) вытекает, что каждое общество с ограниченной ответственностью (далее — ООО, общество, организация) обязано:

1. Вести списки аффилированных лиц. Форма списка не установлена, она может быть произвольной. Однако можно использовать в качестве ориентира приложение 4 к положению ЦБ РФ «О раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг» от 30.12.2014 № 454-П или образец, приведенный в нашей статье.
2. Хранить списки. При этом законодательством установлены:
3. Место хранения — по месту нахождения единоличного исполнительного органа или в другом месте, о котором проинформированы и к которому имеют доступ участники.
4. Срок хранения. Согласно приказу Минкультуры РФ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 они должны храниться постоянно (п. 150 перечня), т. е. в течение всего периода существования организации, а затем принимаются на постоянное хранение архивными организациями по принципу выборки.
5. Предоставлять участникам возможность для ознакомления:
6. с оригиналом — в помещении исполнительного органа общества в течение 3 дней после заявления участником соответствующего требования;
7. с копией — с возможностью затребовать с участника плату за изготовление копий (в размере, не превышающем расходы общества).

Кроме этих списков, любые юрлица обязаны, начиная с 21.12.2016, вести списки бенефициарных владельцев (ст. 6.1 ФЗ от 07.08. 2001 года №115-ФЗ «О противодействии легализации…»).

Предназначение и порядок формирования списка

Если законодательство связывает определенные обязанности с наличием аффилированности, то она определяется в соответствии с законом (ст. 53.2 ГК РФ). Для ООО установление аффилированных лиц актуально в ситуациях:

• Определения заинтересованности в совершении сделки (п. 1 ст. 45 закона № 14-ФЗ, с 01.01.2017 используется термин «подконтрольные лица»).
• Применения антимонопольного регулирования.
• Применения норм о взаимозависимости (по ст. 20 НК РФ). Установлена обязанность раскрытия информации о сделках со связанными лицами (в т. ч. аффилированными) в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, представляемой в налоговые органы (ст. 23 НК РФ, ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах», приказ Минфина России от 29.04.2008 № 48н).

По поводу формирования списка в законе № 14-ФЗ есть только норма (п. 2 ст. 45), обязывающая аффилированных лиц сообщать о подконтрольных лицах, юрлицах в которых они занимают должности, об организациях, подконтрольных их близким родственника.

Получив эту информацию, организация обязана актуализировать свой список аффилированных лиц в соответствии с полученными сведениями (например, об этом указано в постановлении 5-го ААС от 10.07.2013 № 05АП-6046/13).

При этом закон не уполномочивает общество проверять полученную информацию — запрашивать подтверждение у третьих лиц или истребовать копии документов.

Целесообразно включить обязанность по ведению списка в должностную инструкцию одного из сотрудников.

Кто такие аффилированные лица в ООО

Общее понятие такого лица в законе отсутствует, оно описывается путем перечисления в единственной действующей в настоящее время ст. 4 закона РСФСР «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» от 22.03.1991 № 948-I.

Применительно к ООО это:

• член коллегиального органа управления, единоличный исполнительный орган;
• участник группы лиц, в которую включена организация;
• лица, обладающие более чем 20% уставного капитала;
• юридическое лицо, в котором ООО имеет право распоряжаться более чем 20% голосующих акций или уставного капитала (дочерние или зависимые общества, ст. 6 закона № 14-ФЗ);
• члены органов управления участников финансово-промышленной группы, в которую входит организация.

Рассмотрим подробнее некоторые формулировки, требующие развернутого пояснения. Кроме того подробнее можно прочитать в статье Аффилированные и взаимозависимые лица — что это?

Аффилированные лица общества с ограниченной ответственностью – это участники его группы лиц

В соответствии со ст. 9 закона «О защите конкуренции» от 26.07.2006 № 135-ФЗ с учетом разъяснений ФАС РФ, данных в письмах от 20.03.2008 № АЦ/5969, от 25.03.2008 № АЦ/6366, в группу лиц общества входит лицо, которое:

• более чем на 50% участвует в уставном капитале или органе управления (в том числе по договору об управлении или на ином основании);
• осуществляет функции единоличного исполнительного органа или выдвинуло избранного в этом качестве кандидата;
• является управляющим общества по договору об управлении;
• входит в группу лица, состоящего в группе с этим обществом;
• совместно с этим обществом управляет другим лицом, входящим в группу, имея более 50% акций или уставного капитала.

Антимонопольный орган составляет перечень лиц, входящих в одну группу, по форме, установленной приказом ФАС РФ от 20.11.2006 № 293.

Нормативного определения финансово-промышленной группы законодательство в настоящее время не содержит, т. к. соответствующий закон от 22.06.2007 № 115-ФЗ упразднен ввиду избыточности содержащегося в нем регулирования. Это понятие в настоящее время осталось только в некоторых классификаторах. Представляется, что холдинговые структуры в достаточной степени описаны в законе № 135.

Образец списка аффилированных лиц ООО

Основные реквизиты списка:

• дата составления;
• графы: наименование (Ф. И. О.) аффилированного лица, контактные данные и местонахождение, основание признания аффилированности, дата наступления основания, доля участия в уставном капитале;
• подпись руководителя организации.

Кроме того, не будет лишним указание на источник информации (дату и номер входящего документа).

Заполняя список, следует учесть, что дополнительная информация о физическом лице, за исключением фамилии, имени и отчества, может быть включена в список только с его согласия, т. к. относится к персональным данным.

Отметим, что прямой ответственности на случай уклонения от ведения списка нет, однако есть ответственность за взаимосвязанные нарушения по нормам вышеприведенных специальных нормативных актов (НК РФ, закона № 135-ФЗ и т. д.). Иная ситуация может возникнуть при отсутствии списка бенефициарных владельцев – по ст.14.25.1 КоАП штраф, начиная с 21.12.2016, доходит до 500 т. руб.

Таким образом, на ООО законом возложена обязанность по ведению списка аффилированных лиц и его применению в целях правильного отражения информации в бухгалтерской отчетности. Аффилированные лица обязаны самостоятельно представлять информацию обществу, однако в ряде случаев (при занятии должности руководителя, владении долей) они ему уже известны и должны быть своевременно включены в список.