Содержание
Каждый бухгалтер знает, как рассчитать и отразить в бухгалтерском и налоговом учете отпускные. Но даже в такой обыденной операции иногда возникают неожиданные моменты. Рассмотрим несколько нестандартных ситуаций, с которыми может столкнуться бухгалтер при расчете отпускных.
Увольнение в неотработанном отпуске
Несмотря на то что работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (122 ТК РФ), не все дни такого отпуска могут быть «заработанными».
Часть дней отпуска может быть оплачена авансом. Дело в том, что за каждый месяц работы у сотрудника возникает право на 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Объясняется это так. Работнику ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 114 ТК РФ). Поэтому каждый месяц работник «зарабатывает» 2,33 дня отпуска (28 дней :12 месяцев). Обратите внимание: в «отработанные» 12 месяцев включается и месяц нахождения сотрудника в отпуске.
Следовательно, если работник ушел в отпуск на 28 дней через шесть месяцев работы у данного работодателя, только 14 дней отпуска являются заработанными, остальные предоставляются авансом. Подразумевается, что работник отработает их позднее.
Неотработанный отпуск может возникнуть не только у нового работника, но и у старожила, который отработал в организации много лет. Ведь отпуск предоставляется не за календарный, а за рабочий год. Это следует из формулировок ст. 124 и 137 ТК РФ и подтверждается письмом Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.
В письме сказано: «Трудовой кодекс не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. установленной продолжительности».
Соответственно в целях расчета отпускных года для каждого работника отсчитываются индивидуально от даты его поступления на работу в данную организацию.
Г.В. Абрамов был принят на работу 1 июня 2011 г. Его первый рабочий год начался 1 июня 2011 г., а закончится 31 мая 2012 г. Он отгулял отпуск с 2 по 29 декабря 2011 г. Сотрудник отработал в организации всего шесть месяцев, поэтому 14 дней отпуска ему предоставлены и оплачены авансом. Полностью все дни этого отпуска он «отработает» только 31 мая 2012 г.
Поскольку в очередной отпуск Г.В. Абрамов может пойти в любое время года (ст. 122 ТК РФ), следующий отпуск он взял с 1 по 28 апреля 2012 г. В этом случае все дни очередного отпуска будут неотработанными. Ведь полностью не «отработаны» даже дни предыдущего отпуска.
Чтобы все дни второго отпуска были «отработаны», Г.В. Абрамов должен взять его с 1 июня 2013 г. То есть с 1 июня 2011 г. по 31 мая 2012 г. он «отработает» свой первый отпуск, а с 1 июня 2012 г. по 31 мая 2013 г. заработает на второй.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ). Сделать это можно и находясь в очередном отпуске. Как уже отмечалось, часть дней отпуска может оказаться неотработанной. Тогда у работника возникает задолженность перед организацией в виде сумм излишне выплаченных отпускных. Ведь отпускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
У организации есть два пути: либо простить работнику этот долг, либо взыскать его с работника. Рассмотрим эти варианты подробнее.
При увольнении организация может удержать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем (ст. 137 ТК РФ). В рассматриваемом случае делать это можно из сумм, подлежащих выплате работнику при увольнении. Но дохода работника не всегда достаточно для полного расчета с работодателем. Тогда оставшаяся часть будет взыскана с работника через суд, если работник не возвратит ее добровольно.
Возврат работником (взыскание с него) сумм неотработанных отпускных повлечет за собой последствия. Организации нужно будет:
- пересчитать удержанный с доходов работника налог на доходы физических лиц;
- учесть в составе внереализационных доходов возвращенные суммы отпускных;
- признать в составе внереализационных доходов суммы страховых взносов, которые были начислены на возвращенные отпускные и учтены в расходах.
Все эти операции отражаются в учете в том периоде, когда работник возвращает долг (или долг удерживается из его доходов).
Обратите внимание: Минфин России придерживается мнения, что если отпуск приходится на несколько месяцев, то отпускные нужно учитывать в каждом из месяцев пропорционально дням отпуска (письма от 14.06.2011 № 07-02-06/107, от 23.12.2010 № 03-03-06/1/804, от 01.06.2010 № 03-03-06/1/362 и от 28.03.2008 № 03-03-06/1/212).
Но суды считают, что расходы на оплату отпуска должны полностью признаваться при расчете налога на прибыль в том периоде, в котором они были выплачены (постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 № КА-А40/4219-09, Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), от 03.12.2007 № Ф04-8300/2007(40621-А75-15) и Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9111/08-С3) (подробнее об этом см. в «БП», 2011, № 21 и 2010, № 22).
В дальнейших рассуждениях и примерах мы будем придерживаться позиции судов, поскольку считаем правильной именно такую точку зрения.
Продолжим предыдущий пример. Допустим, Г.В. Абрамов (1965 года рождения), находясь в отпуске с 1 по 28 апреля 2012 г., написал заявление об увольнении 3 апреля 2012 г. Он просил уволить его 28 апреля 2012 г. В этот же день организация решила взыскать с сотрудника суммы неотработанных отпускных.
Условимся, что среднедневной заработок Г.В. Абрамова для расчета отпускных составляет 1000 руб. 28 марта 2012 г. (за три дня до отпуска) ему были выплачены отпускные за 28 календарных дней (с 1 по 28 апреля 2012 г.) в размере 28 000 руб. НДФЛ, удержанный с отпускных, — 3640 руб. Итого на руки он получил 24 360 руб.
Как разъяснялось в примере 1, все дни этого отпуска являются для Г.В. Абрамова неотработанными. Следовательно, у него возникла задолженность перед организацией по возврату всей суммы полученных отпускных.
В отношении первого отпуска, который был предоставлен данному сотруднику после шести месяцев работы (с 2 по 29 декабря 2011 г.) и срок «отработки» которого истекает только 31 мая 2012 г., складывается такая ситуация. К моменту увольнения (28 апреля 2012 г.) Г.В. Абрамов отработал в организации 11 месяцев (с 1 июня 2011 г. по 28 апреля 2012 г.), так как периоды нахождения в отпуске включаются в стаж работы, предоставляющий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ). А при исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169). В соответствии с п. 28 названных Правил увольняемые по каким бы то ни было причинам сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию. Таким образом, по первому отпуску у Г.В. Абрамова неотработанных дней нет.
Итак, работник должен вернуть отпускные только за второй отпуск. При проведении окончательных взаиморасчетов организация вправе удержать из выплачиваемых сумм неотработанные отпускные.
Г.В. Абрамову начислена зарплата за март 2012 г. в размере 30 000 руб. и удержан НДФЛ 3900 руб. 20 марта ему выплатили аванс 10 000 руб. К выдаче на руки причитается 16 100 руб. (30 000 руб. – – 3900 руб. – 10 000 руб.).
Работник должен вернуть полученные отпускные в размере 24 360 руб. Организация засчитывает в счет возврата отпускных не выплаченную Г.В. Абрамову зарплату за март в сумме 16 100 руб. Таким образом, сотрудник должен вернуть 8260 руб. (24 360 руб. – 16 100 руб.).
В бухгалтерском учете данная операция отражается так:
Дебет 70 Кредит 50 — 10 000 руб. — выплачен аванс за март;
Дебет 20 Кредит 70 — 28 000 руб. — начислены отпускные;
Дебет 70 Кредит 68 — 3640 руб. — начислен НДФЛ с отпускных;
Дебет 70 Кредит 50 — 24 360 руб. — выданы отпускные;
Дебет 68 Кредит 51 — 3640 руб. — перечислен НДФЛ с отпускных в бюджет;
Дебет 20 Кредит 69-1 — 812 руб. (2,9%) — начислены страховые взносы в ФСС России с отпускных;
Дебет 20 Кредит 69-2 — 6160 руб. (22%) — начислены страховые взносы в ПФР с отпускных;
Дебет 20 Кредит 69-3 — 1428 руб. (5,1%) — начислены страховые взносы в ФФОМС с отпускных;
Дебет 20 Кредит 70 — 30 000 руб. — начислена зарплата март;
Дебет 70 Кредит 68 — 3900 руб. — начислен НДФЛ с зарплаты за март;
Дебет 20 Кредит 69-1 — 870 руб. (2,9%) — начислены страховые взносы в ФСС России с зарплаты за март;
Дебет 20 Кредит 69-2 — 6600 руб. (22%) — начислены страховые взносы в ПФР с зарплаты за март;
Дебет 20 Кредит 69-3 — 1530 руб. (5,1%) — начислены страховые взносы в ФФОМС с зарплаты за март;
3 апреля 2012 г.
Дебет 76 Кредит 91-1 — 28 000 руб. — отражена задолженность работника по возврату отпускных;
Дебет 70 Кредит 76 — 16 100 руб. — зачтены причитающиеся работнику выплаты в счет возврата долга по отпускным;
Дебет 68 Кредит 76 — 3640 руб. — зачтен НДФЛ, начисленный и уплаченный в бюджет с отпускных, в счет платежей по НДФЛ с зарплаты за март;
Дебет 68 Кредит 51
— 260 руб. (3900 руб. – 3640 руб.) — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты Г.В. Абрамова за март.
Таким образом, по состоянию на 3 апреля 2012 г. зачтено 66,09% суммы долга (16 100 руб. : 24 360 руб. х 100%). Осталась невозвращенной 33,91% долга.
Организация должна учесть в доходах страховые взносы, начисленные с отпускных, пропорционально их возвращенной (зачтенной) части:
Дебет 69-1 Кредит 91-1
— 537 руб. (812 руб. х 66,09%) — отражены страховые взносы в ФСС России с отпускных;
Дебет 69-2 Кредит 91-1 — 4071 руб. (6160 руб. х 66,09%) — отражены страховые взносы в ПФР с отпускных;
Дебет 69-3 Кредит 91-1 — 944 руб. (1428 руб. х 66,09%) — отражены страховые взносы в ФФОМС с отпускных.
Когда работник возвратит оставшуюся часть отпускных, проводки будут такие:
Дебет 50 Кредит 76 — 8260 руб. — работник возвратил оставшуюся сумму долга;
Дебет 69-1 Кредит 91-1 — 275 руб. (812 руб. – 537 руб.) — учтен остаток страховых взносов в ФСС России с отпускных;
Дебет 69-2 Кредит 91-1 — 2089 руб. (6160 руб. – 4071 руб.)— отражен остаток страховых взносов в ПФР с отпускных;
Дебет 69-3 Кредит 91-1 — 484 руб. (1428 руб. – 944 руб.) — учтен остаток страховых взносов в ФФОМС с отпускных.
Понять и простить
Организация может не требовать от работника возврата излишне выплаченных отпускных. Но тогда у нее на величину не востребованных с работника сумм возникнет внереализационный доход. Дело в том, что расходы организации-работодателя, связанные с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, по мнению налоговиков, экономически необоснованны. Они не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль из-за их несоответствия положениям ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148). С этим стоит согласиться, поскольку действительно суммы излишне выплаченных отпускных уволившемуся работнику не направлены на получение дохода.
Внереализационный доход возникает в том отчетном (налоговом) периоде, в котором работник уволился. Прощение долга показывается в бухгалтерском учете проводкой Дебет 91-2 Кредит 76.
Что касается страховых взносов, начисленных на сумму отпускных за неотработанный отпуск, с ними ничего делать не нужно. Ведь они были начислены на выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Работник не возвращает эти суммы. Значит, нет оснований для пересчета страховых взносов.
Тот факт, что суммы прощенного долга, на которые начислены страховые взносы, не учитываются в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль, не имеет никакого значения. Минфин России считает, что страховые взносы, начисленные в отношении не учитываемых при налогообложении прибыли выплат и иных вознаграждений работникам, признаются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).
В этом случае не надо и корректировать обязательства по НДФЛ, поскольку доход в виде суммы отпускных получен работником в полном объеме.
Срочный выход на работу
Организация может отозвать работника из отпуска, но только с его согласия. Такое согласие желательно получить от работника в письменном виде. Отзыв из отпуска оформляется приказом руководителя организации. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).
При отзыве из отпуска со дня выхода сотрудника на работу ему начисляется зарплата. Однако за дни неиспользованной части отпуска сотрудник уже получил отпускные. Он должен их вернуть или организация зачтет их в счет зарплаты работника. В любом случае на сумму этих отпускных у организации возникнет прочий доход в том периоде, в котором работник был отозван из отпуска. Прочий доход возникнет и на сумму страховых взносов, начисленных с этой части отпускных.
Предположим, Г.В. Абрамов взял отпуск с 1 по 28 апреля 2012 г. Сумма его отпускных из расчета, что средний дневной заработок равен 1000 руб., составила 28 000 руб. С нее был удержан НДФЛ 3640 руб. По решению руководителя и с согласия Г.В. Абрамова он был отозван из отпуска 5 апреля. Получается, что отгулять удалось только четыре дня отпуска из 28. Остаток неиспользованной части отпуска (24 календарных дня) был перенесен по согласованию с Г.В. Абрамовым на период с 1 по 24 июня 2012 г.
Отпускные, приходящиеся на неиспользованную часть отпуска, составят 24 000 руб. (1000 руб. х 24 дн.). На эту величину у организации возникает прочий доход. НДФЛ с этой части отпускных — 3120 руб.
Сумма отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска, — 85,71% общей суммы отпускных. Данная величина понадобится при расчете доли страховых взносов, учитываемых в прочих доходах.
В учете последствия отзыва работника из отпуска отражается проводками:
Дебет 76 Кредит 91-1 — 24 000 руб. — отражен прочий доход на сумму отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска;
Дебет 68 Кредит 76 — 3120 руб. — зачтен НДФЛ, начисленный и уплаченный в бюджет с отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска;
Дебет 69-1 Кредит 91-1 — 696 руб. (812 руб. х 85,71%) — отражены страховые взносы в ФСС России с отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска;
Дебет 69-2 Кредит 91-1 — 5280 руб. (6160 руб. х 85,71%) — учтены страховые взносы в ПФР с отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска;
Дебет 69-3 Кредит 91-1 — 1224 руб. (1428 руб. х 85,71%) — отражены страховые взносы в ФФОМС с отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска.
Если организация решит зачесть отпускные, приходящиеся на неиспользованную часть отпуска, в счет будущей зарплаты, их следует рассматривать как выданный работнику аванс. В учете это отражается следующим образом:
Дебет 70 Кредит 76 — 20 880 руб. — отпускные, приходящиеся на неиспользованную часть отпуска, зачтены в счет выплаты зарплаты.
В случае, когда работник возвращает организации отпускные, приходящиеся на неиспользованную часть отпуска, в учете формируется проводка:
Дебет 50 Кредит 76 — 20 880 руб. — возвращены отпускные, приходящиеся на неиспользованную часть отпуска.
От болезни никто не застрахован
Если сотрудник, находясь в отпуске, заболел, отпуск продлевается или переносится на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Это правило установлено в ст. 124 ТК РФ. За дни болезни во время отпуска работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (подп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и письмо ФСС России от 05.06.2007 № 02-13/07-4830).
В случае продления отпуска работник догуливает то количество дней, которое он болел в период отпуска. Соответственно отпуск будет использован им полностью и никаких корректировок в бухгалтерском и налоговом учете делать не придется.
Если дни, в течение которых работник болел, будут перенесены на другой срок, у работника возникнет задолженность в части отпускных, приходящихся на неиспользованную часть отпуска. Тогда порядок отражения в учете переноса отпуска аналогичен порядку при отзыве работника из отпуска, изложенному в примере 3.
Отпуск закончился, а сотрудника нет
Допустим, сотрудник «забыл» вовремя вернуться из отпуска. В такой ситуации все дни, которые он не работал после окончания срока отпуска, ему не оплачиваются. В зависимости от причины, по которой работник не вышел на работу, эти дни по решению работодателя могут быть оформлены либо как прогул, либо как отпуск без сохранения заработной платы.
В любом случае никаких корректировок в части выплаченных отпускных проводить не нужно, так как отпуск работник отгулял в полном объеме.
Еще одна ситуация, с которой могут столкнуться бухгалтеры при оформлении отпускных, — смерть сотрудника в отпуске. Смерть работника является одним из оснований для прекращения трудового договора (п. 6 ст. 83 ТК РФ).
Со дня смерти работник считается уволенным. Следовательно, организация должна провести в отношении умершего работника все расчеты, как если бы он, находясь в отпуске, написал заявление об увольнении.
В частности, рассчитываются сумма компенсации за неиспользованный отпуск (если таковая полагается) и остаток не выплаченной работнику заработной платы. Причитающиеся умершему сотруднику суммы выплачиваются членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти, не позднее недельного срока с момента подачи ими работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ).
Если работник умер, находясь в неотработанном отпуске, организация может удержать неотработанные отпускные из сумм, выплачиваемых работнику при увольнении (пример 2).
Когда таких сумм недостаточно, остаток неотработанных отпускных (отраженный по дебету счета 76) организация вправе списать в расходы как безнадежный долг на основании подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, поскольку взыскать их не представляется возможным. Безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются в том числе долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа (п. 2 ст. 266 НК РФ). В данном случае таким актом будет свидетельство о смерти работника.
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Работник ушел в отпуск (отпуск авансом), а после выхода из отпуска решил уволиться по собственному желанию. Перед уходом в отпуск ему были выплачены все отпускные и материальная помощь к отпуску. В день увольнения работодатель не стал удержать отпускные (в приказе на увольнении не было указаний на удержание, а записке-расчете — тоже). трудовой договор был расторгнут, трудовая книжка выдана на руки работнику. Через месяц после увольнения с уже бывшей работы стали звонить по телефону и устно просить вернуть излишне уплаченные деньги. Может ли бывший работник отказаться от возврата? И какая ответственность в этом случае для него может быть предусмотрена?
Ответ
Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удерживают при начислении зарплаты.
Возможность удержания в данной ситуации предусмотрена в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ. На этот порядок указывают и суды, см., например, определение Ленинградского областного суда от 19 марта 2014 г. № 33-1221/2014 https://budget.1kadry.ru/#/document/98/3758303/?step=279.
При этом, если суммы последней зарплаты недостаточно для удержания отпускных, то после увольнения удержать их с сотрудника в судебном порядке можно только в строго определенных случаях: если выплата произошла в результате счетной ошибки или недобросовестности со стороны работника (ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ).
Таким образом, действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в суде уже после увольнения работника суммы отпускных за неотработанные дни отпуска. Правомерность такой позиции подтверждают и суды, см., например, обзор судебной практики Верховного суда РФ за III квартал 2013 года, определения Верховного суда РФ от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4, от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18, от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6, апелляционное определение Ростовского областного суда от 24 апреля 2014 г. № 33-5421/2014.
Если зарплаты недостаточно, предложите сотруднику вернуть задолженность самостоятельно.
Возможность удержания при увольнении отпускных зависит и от основания увольнения.
Удержания нельзя проводить, если трудовой договор с сотрудником прекращают:
Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.
Подробности в материалах Системы Кадры:
- Ситуация:Как удержать из зарплаты отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска
В каких случаях при увольнении сотрудника из его зарплаты можно удержать отпускные за неотработанные дни отпуска
Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, которая приходится на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты за последний месяц работы.
Удержания нельзя проводить, если трудовой договор с сотрудником прекращают:
Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.
Вопрос из практики: можно ли при увольнении сотрудника удержать с него отпускные за прошлые полностью отработанные периоды работы
Удержать с сотрудника можно только те отпускные, которые получены авансом. Это возможно, когда сотрудник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, определение Ленинградского областного суда от 19 марта 2014 г. № 33-1221/2014.
Таким образом, работодатель может удержать отпускные лишь за отпуск, использованный авансом в текущем рабочем году, когда сотрудник увольняется, не отработав год полностью. Удержать отпускные за прошлые периоды работы, которые увольняемый сотрудник отработал полностью, работодатель не вправе.
Порядок расчета суммы удержаний
Как рассчитать сумму удержаний за неотработанные дни отпуска
Рассчитывать сумму удержаний нужно в следующем порядке.
Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.
Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Несмотря на то что этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Затем рассчитайте средний дневной заработок сотрудника для оплаты отпуска.
Общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, определите по формуле:
| Сумма удержаний | = | Средний дневной заработок | × | Количество неотработанных месяцев | × | Продолжительность ежегодного отпуска | : | 12 месяцев |
Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Однако если сумма неотработанных отпускных превышает 20 процентов от начисленного окончательного расчета, то такое превышение удерживать в одностороннем порядке работодателю не рекомендуется и нужно заручиться письменным согласием сотрудника. Если зарплаты вовсе недостаточно, предложите сотруднику вернуть задолженность самостоятельно.
Пример расчета фактически отработанных месяцев при увольнении сотрудника до окончания рабочего года
Сотрудник принят на работу 18 июня 2016 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2016 года по 17 июня 2017 года. Отпуск полной продолжительности в 28 календарных дней за свой первый рабочий год сотрудник использовал в декабре 2016 года.
Сотрудник увольняется по собственному желанию 4 марта 2017 года.
Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года составляет 3 месяца и 13 дней. Эта величина округляется до трех полных месяцев. Таким образом, при увольнении организация вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за три неотработанных месяца.
Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска
Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 18 июня 2016 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2016 года по 17 июня 2017 года. Отпуск полной продолжительности в 28 календарных дней за свой первый рабочий год сотрудница использовала в декабре 2016 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.
Иванова увольняется по собственному желанию 10 апреля 2017 года.
Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – два месяца и семь дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев.
За отработанные дни апреля 2017 года Ивановой начислено 15 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет, поэтому НДФЛ – 1950 руб. Сумма к выдаче на руки – 13 050 руб. Общая сумма возможных удержаний:
2610 руб. (13 050 руб. × 20%).
Сумма, которую организация вправе удержать из зарплаты Ивановой при увольнении, равна:
501 руб./дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 2338 руб.
Из зарплаты сотрудницы за апрель специалист по расчету зарплаты удержал всю сумму отпускных – 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20 процентов от суммы выплаты зарплаты сотрудницы за минусом НДФЛ:
Основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней должен предоставляться каждому работнику (ст. 115 ТК РФ). То есть за год работник «зарабатывает» себе 4 недели отпуска.
Вместе с тем в первый год работы право на отпуск появляется у сотрудника спустя 6 месяцев после трудоустройства, а по согласованию между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). Иными словами, уже через полгода работник вправе написать заявление на отпуск на все 28 календарных дней. Хотя к тому моменту «заработает» только 14 дней отпуска. И получается, что если работодатель удовлетворит просьбу работника, другие 14 дней отпуска будут предоставлены ему авансом.
Кстати, некоторым работникам отпуск по их требованию должен быть предоставлен до истечения указанных 6 месяцев, например, работникам в возрасте до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Само собой разумеется, что и для них это будет отпуск авансом.
Кроме того, отпуск авансом за следующий год может быть предоставлен работникам, которые давно трудятся в организации. Ведь сотрудник может израсходовать положенный ему отпуск за рабочий год и снова попроситься на отдых. И работодатель вполне может пойти ему навстречу.
Риски предоставления отпуска авансом
Главная опасность, которой подвергает себя работодатель, когда предоставляет работнику отпуск авансом, — это риск того, что работник свой рабочий год, за который уже использовал отпуск, так и не отработает. Ведь написать заявление на увольнение по собственному желанию он может в любой момент, в том числе в период нахождения в отпуске или сразу после выхода из отпуска на работу (п. 3 ст. 77, ст. 80 ТК РФ). И как тогда поступить?
В такой ситуации работодателю предоставлено право удержать из заработной платы работника образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ, п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169).
Вместе с тем по общему правилу размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Конечно, в некоторых случаях этих денег для погашения всей задолженности может и не хватить. Тогда работодатель может попытаться договориться с работником, чтобы тот вернул долг в добровольном порядке. Если работник согласен, он может внести деньги в кассу организации или перевести их на счет.
А вот пытаться взыскать задолженность с работника через суд – плохая затея. Оснований для этого у работодателя нет. Поскольку в перечне случаев, когда с работника могут быть взысканы излишне выплаченные суммы, ситуация с неотработанными днями отпусками не упомянута (ст. 137 ТК РФ, ч. 3 ст. 1109 ГК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18 ).
Что же остается, простить долг работнику? Но это невыгодно для целей налогообложения прибыли. Поэтому более простой вариант – подождать год с даты увольнения работника и после этого списать долг как безнадежный в составе внереализационных расходов (ст. 391, 392 ТК РФ, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
В каких случаях никакие удержания делать нельзя
Существует целый список случаев, при которых с сотрудника, отгулявшего отпуск авансом, нельзя удержать задолженность за неотработанные дни отпуска. К ним относятся случаи увольнения работника по следующим основаниям:
- отказ работника от перевода на другую работу, на которую его необходимо перевести по медицинским показаниям, или при отсутствии у работодателя соответствующей работы (п. 8 ст. 77, ст. 73 ТК РФ);
- ликвидация организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ);
- сокращение численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации. В связи со сменой собственника могут быть уволены только руководитель организации, его заместители, главный бухгалтер (п. 4 ст. 81 ТК РФ, п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2);
- призыв работника на военную службу либо направление его на гражданскую службу, альтернативную военной (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе сотрудника, который ранее выполнял эту работу, по решению госинспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным трудиться на основании соответствующего медицинского заключения (п. 5 ст. 83 ТК РФ, Приложение к Приказу Минздравсоцразвития России от 02.05.2012 N 441н);
- смерть работника, признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ, ст. 42, 45 ГК РФ);
- чрезвычайные обстоятельства, из-за которых продолжение трудовых отношений невозможно (военные действия, катастрофа, крупная авария, эпидемия и т.д.). Данное обстоятельство должно быть признано Правительством РФ или органом госвласти субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Расчет суммы удержаний за неотработанные дни отпуска
Порядок расчета рассмотрим на примере.
Пример. Менеджеру по продажам Ерохиной Т.В., которая работает в ООО «Калейдоскоп» с 1 сентября 2015 года, был предоставлен отпуск продолжительностью 27 календарных дней с 4 по 30 апреля 2016 года. Среднедневной заработок для оплаты отпуска составил 1540 руб. А уже 17 июня она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний день ее работы пришелся на пятницу 1 июля 2016 года, поскольку уведомить работодателя об увольнении работник должен не менее чем за 2 недели (ст. 14, 80 ТК РФ).
Оклад работницы – 35 000 руб. Какую сумму за неотработанные дни отпуска работодатель должен удержать с Ерохиной Т.В.?
Первое, что необходимо сделать, это определить количество тех самых неотработанных дней отпуска. При стандартной продолжительности отпуска 28 календарных дней каждый отработанный в организации месяц дает работнику 2,33 дня отпуска (28 кал. дней / 12 мес.). Учитывая, что сотрудница проработала в организации 10 месяцев, то число неотработанных ею дней отпуска составило 3,7 дн. (27 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.)).
Тогда сумма отпускных за неотработанные дни составила 5698 руб. (1540 руб. х 3,7 дн.).
Удержания из зарплаты работницы производятся от суммы, оставшейся после уплаты налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852 ). Сумма НДФЛ с зарплаты сотрудницы за июнь составит 4550 руб. (35000 руб. х 13%).
Максимальная сумма, которая может быть удержана из зарплаты работницы, выплачиваемой на руки, – 6090 руб. ((35 000 руб. – 4550 руб.) х 20%). Это больше задолженности за неотработанные дни отпуска, поэтому всю сумму работодатель сможет удержать из июньского дохода работницы.
Удержания из зарплаты: практически советы
О том, что с работника перед увольнением необходимо удержать какие-то суммы, должен быть составлен приказ. В рассматриваемом случае пункт об удержании долга может быть добавлен в приказ об увольнении, чтобы не плодить лишние бумаги.
Как известно, зарплата работникам должна выплачиваться каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). И высока вероятность того, что одна из выплат выпадет на те 2 недели, которые сотрудник должен отработать после того, как написал заявление на увольнение. Соответственно, и с этой выплаты, и с последней выплаты в пользу работника, когда работодатель с ним полностью рассчитывается непосредственно перед увольнением, частично может быть удержана сумма задолженности. Но для этого приказ об удержании должен быть оформлен до наступления дат этих выплат.