Номенклатура дел школы 2018 2019 образец

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
2. полное наименование компании,
3. дата составления документа,
4. предстоящий год, на который он пишется,
5. населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,

заголовок или название,

количество содержащихся в нем частей или томов,

срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),

отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

Правила формирования дел

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

• наименование организации и структурного подразделения;
• номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
• заголовок;
• срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Не так давно Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. В чем суть изменений? Посмотрим в таблице.

Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ

Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ

Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет

1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 лет.
2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 лет.

(За исключением тех документов, для которых в Перечне (Приказ № 558) установлен иной срок хранения.)

Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет хранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году можно в конце материала, а в представленной ниже можно ознакомиться со сроками хранения некоторых бумаг.

Период хранения	Наименование
1 год	журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля); данные лиц, не принятых на работу; графики отпусков.
3 года	учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника; записи о трудовой дисциплине.
5 лет	акты, предписания, отчеты по технике безопасности; выписки по улучшению условий и охраны труда; документы по технике безопасности и ее соблюдению; документы о командировках.
50 лет (до востребования)	личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
75 лет	характеристики и личные карточки сотрудников; трудовые договоры.
Постоянно	коллективные договоры; личные дела руководителей.

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения наказание может быть предупреждением, штрафом или дисквалификацией. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20 , 13.25 , 19.5 , 19.6 , 19.7 КоАП РФ.

Статьи по теме

• учет и классификация всей документации, формирующейся в учреждении;
• упрощение поиска нужных бумаг, благодаря фиксации и систематизации всех документов по типу, дате и принадлежности;
• облегчение составления описи, сбора и передачи материалов;
• подготовка документации для передачи в архив на хранение или для утилизации.

Номенклатура дел: правовая основа и роль документа

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение. Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется.

Составлять номенклатуру дел обязаны все образовательные учреждения. Чтобы понять, как правильно классифицировать, учитывать и обрабатывать данные номенклатуры, получите новые знания в Школе менеджера образования. Пройдите обучение по программе «Документы образовательной организации». По итогам вашей учебы оформим удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Записывайтесь на обучение здесь.

• Уставом учреждения, Положениями о его структурных подразделениях;
• штатным расписанием образовательного учреждения;
• номенклатурой прошлых лет, описями дел временного и постоянного хранения;
• регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с перечислением сроков хранения;
• примерными и типовыми сроками хранения документации, принятыми вышестоящими ведомствами.

Вы руководите образовательной организацией? Повышайте квалификацию и получайте новые знания без отрыва от работы в Школе Менеджера образования. На этом портале собраны онлайн-курсы повышения квалификации на любую интересующую тему. Выбрать подходящий курс и записаться на обучение можно здесь.

• утверждать номенклатуру дел;
• утверждать перечни документов, которые подлежат постоянному или временному хранению;
• составлять акты на документы, подлежащие уничтожению.

• все документы, которые издаются или принимаются в ходе выполнения непосредственной деятельности школы, подлежат систематизации;
• если несколько дел можно сгруппировать по номинальному, предметно-вопросному или хронологическому принципу, их объединяют;
• допускается раздельная группировка бумаг временного и постоянного хранения;
• заголовки дел должны быть сформулированы строго и четко, чтобы при объединении несколько документов в одно дело, исключалось неправильное трактование сути или сроков хранения;
• внутри разделов номенклатуры дела систематизируют по сроку хранения или степени важности.

Принципы группировки документов в дела

Тип документа

Инструкция по группированию
Распорядительные документы
Протоколы	Располагают в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года — с 1 сентября по 31 августа.
Планы, отчеты, сметы	Отдельно от проектов и черновиков этих документов, их хранят с делами того года, на который (за который) они составлены.
Лицевые счета работников	Распределяют в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагают по алфавиту.
Переписка	Структурируют в хронологической последовательности в дела за календарный год. Документ-ответ вносят после документа-запроса.
Документы в личных делах работников	внутренняя опись документов; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; автобиография; заявление о приеме на работу; должностная инструкция; характеристики и рекомендательные письма; трудовой договор и дополнительные соглашения к нему; договор о полной материальной ответственности (если работник — материально ответственное лицо); копии приказов по личному составу, которые касаются работника; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о работнике; лист-заверитель (составляют при сдаче личного дела в архив); результаты предварительного и обязательных периодических медицинских осмотров; согласие на обработку персональных данных. Структура и содержание документа Типовая — используется для определения описи документации однотипных учреждений. Составление такой номенклатуры регулируется вышестоящими ведомствами и предусматривает типовые сроки хранения бумаг, единую индексацию и типовой состав дел. Это нормативный документ, который берется за основу при разработке конкретной номенклатуры. Примерная — отражает примерный состав дел и их индексов для подведомственных учреждений, утверждается вышестоящими структурами и министерствами. Это не нормативный документ, однако он устанавливает примерные сроки хранения, индексы и состав дел. Используя примерную номенклатуру для создания индивидуальной, могут меняться заголовки, количество дел. Сроки хранения примерной номенклатуры согласовывают в госархиве. Индивидуальная — предусматривает структурные, правовые и функциональные особенности учреждения, поскольку разрабатывается для определенного экономического субъекта на базе примерных и типовых номенклатурных приказов. Учебно-воспитательная работа — классные журналы, планы и образовательные программы, протоколы заседаний педагогического совета. Кадровая служба — трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные дела педагогических работников и представителей вспомогательного персонала. Канцелярия — личные дела учеников, устав и паспорт учреждения, распорядительные документа директора. Хозяйственная часть — техпаспорта, описи инвентаризации, акты приемки и списания имущества. Бухгалтерия — справки, хозяйственные и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей. Медицинская часть — документы на прививки и медикаменты, амбулаторные карты детей. Порядок составления и оформления номенклатуры дел Документы профсоюзной организации, если она оформлена как отдельное юрлицо, тоже не вносятся в номенклатуру дел школы. Описи подлежат все приказы, корреспонденция, журналы, графики, картотеки, а также документы, касающиеся воспитательной работы в школе. В номенклатуру должны быть внесены бумаги временно действующих групп и комиссий, которые были созданы для решения определенных задач, документация общественных организаций и даже документы, которые поступили в ОУ для окончания решения вопроса или его продолжения, бумаги по переходящим делам. В течение года в бланк описи пополняется документами, которые были созданы в результате решения новых вопросов образовательного учреждения, для чего в каждом разделе номенклатуры выделяются резервные номера. вида (переписка, документ, дело) или названия вида (протокол, акт, приказ); автора документа — должностного лица, структурного подразделения, организации; адресата, которому адресованы документы или корреспондента, получающего документацию; краткого содержания бумаг; указания месторасположения организации-адресата или корреспондента (местность, территориальное образование); даты (периода), к которому относятся бумаги; наличия копий дела (например, «Приказы по воспитательной работе. Копии»), подлинность документа в заголовке не отображают. Получите диплом установленного образца Для грамотной и эффективной организации документооборота в школе рекомендуем пройти обучение по программе «Документы образовательной организации». в верхней левой части листа указывают наименование образовательного учреждения (справа выделяется место на подпись директора); по центру указывают наименование документа, место составления, № и период действия номенклатуры; табличная часть разделяется на пять граф: 1 — индекс дела (группы цифр через дефис), 2 — заголовок дела, 3 — количество частей, томов дела (заполняется в конце года, новый том заводят, когда число страниц достигает 250 или толщина дела — 4 см); 4 — сроки хранения документов и законодательные акты, регламентирующие эти сроки; 5 — примечания. под табличной частью указывают составителя документа, его должность и подпись. Утверждение и хранение номенклатуры Школьный деловод или ответственный за делопроизводство работник подписывает номенклатуру. Работник или руководитель архива визирует опись своей подписью. Учреждения, комплектующие муниципальный архив, согласовывают перечень документов с экспертно-проверочной комиссией и архивным учреждением раз в пятилетку. Если учреждения не передают документы в муниципальный или госархив, то согласовывать с ЭПК номенклатуру не нужно. Директор школы утверждает опись соответствующим приказом об утверждении номенклатуры дел в школе или грифом непосредственно на документе. После утверждения номенклатуры из соответствующих разделов описи делаются выписки для структурных подразделений. Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования» Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации. Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения! «>