Чем упд отличается от товарной накладной

Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?

При оформлении операций, связанных с отгрузкой товаров, работ, услуг, продавец обязан выписать подтверждающие первичные документы. Что это могут быть за документы?

Для оформления отгрузки в первую очередь мы вспоминаем такие документы, как:

1. Товарная накладная — применяется при отгрузке продукции собственного производства либо товаров, предназначенных для перепродажи. Хозсубъекты могут применять бланк унифицированной формы ТОРГ-12, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132. Также у них есть возможность на его основе разработать собственный бланк, но с внесением всех обязательных реквизитов (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
2. Акт приема-передачи основных средств используется при реализации имущества. Унифицированный бланк также есть в постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7, но можно разработать и свой.
3. Акт выполненных работ / оказанных услуг — оформляется при выполнении работ / оказании услуг. Унифицированной формы не существует, каждая организация или ИП вправе разработать форму исходя из собственных нужд.
4. Другие формы документов — это могут быть акты приема-передачи имущественных прав, накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15 и пр.

В комплект отгрузочных документов, если организация работает на общем режиме, обязательно должен входить и счет-фактура. О его предназначении поговорим в следующем разделе.

Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?

Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.

От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ.

В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.

Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами, чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 действует новая форма счета-фактуры. Подробности узнайте из материала «Новый счет-фактура с 01.01.2019 — скачать бланк».

Однако существует документ на замену счету-фактуре — универсальный передаточный документ. О нем расскажем в следующем разделе.

Универсальный передаточный документ — что это такое?

УПД — это своеобразный гибрид передаточного документа и счета-фактуры. При оформлении торговой операции продавец может выписать не два документа, а лишь один, в который будут заложены признаки обоих:

1. Реквизиты счета-фактуры в УПД обособлены черной рамкой. Эта часть (наличие и последовательность строк, граф и других реквизитов) должна соответствовать форме, утвержденной Правительством РФ для счета-фактуры. То есть при внесении изменений в бланк последней выделенная рамкой часть УПД также должна поменяться в соответствии с новыми требованиями.
2. Часть УПД за пределами черной рамки может изменяться и дополняться согласно потребностям составителя документа — законодательством такие видоизменения не запрещены.

УПД в целом предназначен для замены комплекта передаточного документа (накладной, акта приема-передачи, акта выполненных работ) со счетом-фактурой — тогда он имеет статус «1».

Также УПД может заменять только передаточный документ — тогда он имеет статус «2», а счет-фактура выставляется отдельно.

Форма УПД не является обязательной для применения. Она была рекомендована Федеральной налоговой службой в 2013 году для того, чтобы упростить документооборот.

Как относятся контролеры к применению комплекта товарной накладной и счета-фактуры и УПД в отдельности, расскажем ниже.

Оформляем реализацию: возможно ли выписать УПД вместо ТОРГ-12 и счета-фактуры?

Для того чтобы оформлять производимые торговые операции с помощью УПД, организации/ИП должны закрепить этот момент в учетной политике (УП).

Все формы документов, использующиеся в хоздеятельности и не входящие в альбомы унифицированных форм, нужно фиксировать в УП во избежание конфликтных ситуаций.

Оформляя операцию универсальным передаточным документом, экономический субъект не нарушает требований законодательных норм, поскольку согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ он вправе самостоятельно определять формы документирования фактов хозяйственной жизни — об этом говорят налоговики в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

В бухгалтерских же программах зачастую при оформлении отгрузок нужно выписать оба документа — и накладную, например по форме ТОРГ-12, и счет-фактуру, а уже при выборе печатной формы воспользоваться возможностью напечатать один документ (УПД) вместо двух. При выполнении работ или оказании услуг комплект счета-фактуры и акта универсальный передаточный документ также может заменить, однако на практике такое встречается довольно редко.

Оформляем приход от поставщика (получаем УПД вместо счета-фактуры) и принимаем НДС к вычету: что лучше — УПД или счет-фактура?

Получая какую-либо продукцию или услуги, покупатели на общем режиме имеют право принять налог, который выделен в документах поставщика к вычету. Но для этого должны соблюдаться определенные условия:

• Товары (работы, услуги) получены, оприходованы и будут использованы в НДС-деятельности. Приход товаров и пр. оформляется на основании накладных и актов.
• Получен корректный счет-фактура.

Поскольку УПД заменяет передаточный документ со счетом-фактурой, то и приход товаров в бухучете и принятие к вычету НДС в налоговом можно сделать на основании одного УПД. В уже упомянутом письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ отмечено, что внесение в счета-фактуры допсведений не является основанием для отказа в вычете НДС.

Также обратим внимание читателей на еще одно совсем новое письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@. В нем говорится о том, что для УПД не предусмотрено использование статуса в качестве только счета-фактуры. Поэтому при получении накладной или акта в комплекте должен идти исключительно счет-фактура, а не УПД. Предъявлять НДС к вычету по УПД в качестве счета-фактуры недопустимо.

Итоги

Итак, в статье мы:

• рассказали о формах первичных отгрузочных документов и о том, почему в комплекте с ними должен или не должен идти счет-фактура;
• выяснили, для чего появился УПД и что отличает его от остальных отгрузочных документов;
• охарактеризовали позицию контролеров по отношению к УПД и привели их письма, где они разъясняют хозсубъектам их права по оформлению и использованию УПД или счета-фактуры при предъявлении НДС к вычету.

Любой процесс экономической, хозяйственной деятельности организации подлежит документальному подтверждению. Для сопровождения каждого такого процесса был разработан свой официальный бланк. Многие из таких образцов дублировали друг друга.

При это информация в одном документе могла противоречить данным другого. Бухгалтерия при этом обязана была следить, чтобы все документы были в порядке и информация в них не искажала действительность. Это навело на мысль создать один универсальный образец, который бы заменил многие другие ценные бумаги бухгалтерского учетного дела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-44-61 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое, вместо каких документов может использоваться?

УПД действует активно и используется в документообороте разных организаций. Его ввела и узаконила Федеральная налоговая служба (ФНС) письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Отличия УПД от накладных:

• Разница УПД и товарной накладной (ТОРГ-12) — в том, что УПД содержит помимо перечисления товара, цены на каждый товар, общей суммы еще и данные по НДС, таможенной декларации и страну происхождения товара.
• От товарно-транспортной УПД отличается отсутствием транспортной составляющей документа.

Когда оформляется?

Для упрощения документооборота разработана единая форма универсального передаточного документа. УПД может быть использован как организациями, так и индивидуальными предпринимателями. Его применение возможно при любой системе налогообложения.

УПД оформляют при:

• поставке товаров, услуг или выполнении работ;
• передаче имущественных прав пользования.

Преимущества использования:

• уменьшение документооборота;
• единый стиль и форма оформления разных бухгалтерских учетных документов таких, как ТОРГ-12, М-15, акты передач, ТТН;
• сокращение времени на оформление, обработку, проверку всех видов документов, когда есть единая форма;
• единый документ снижает риск расхождения в цифрах и реквизитах между документами по одной экономической сделке;
• уменьшение расходов на бумагу, на место для хранения в архиве.

Заменяет ли счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 и транспортную (ТТН)?

Рассмотрим, заменяет собой универсальный передаточный акт товарно-транспортную накладную (ТТН) или нет, что лучше – УПД или ТОРГ-12, и нужна ли транспортная накладная, если есть универсальный документ.

УПД не заменяет транспортную накладную, так как в нем нет строк, относящихся к транспорту, имеющихся во втором документе. Транспортная накладная нужна для сопровождения перевозки товара.

Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т оформляется при любом раскладе независимо от того, кто доставляет товар: покупатель, продавец или наемный грузоперевозчик, нанятый любой из сторон договора.

УПД может заменять счет-фактуру, так как основная часть сформирована по ее образу и подобию и содержит все необходимые данные.

Помимо обязательных реквизитов счет-фактуры, перечисленных в пункте 5 и пункте 6 статьи 169 НК РФ, УПД содержит обязательные данные первичного учетного документа, узаконенные части 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

Как составляется универсальный передаточный документ?

УПД был разработан на базе счет-фактуры, поэтому включает в себя следующие данные:

• порядковый номер и фактическая дата составления;
• данные о продавце и покупателе (наименование организации, юридический адрес, инн/кпп);
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• идентификатор государственного контракта, договора, на основании которого проведена сделка;
• фамилия и инициалы (имя, отчество), должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию (продажа товара/услуги) и ответственных за ее оформление;
• строка «к платежно-расчетному документу» ( заполняется, если был получен аванс);
• наименование товара/услуги;
• единица измерения товара/услуги (кг, литр и другое);
• количество товара/услуги;
• стоимость единицы продукта/услуги;
• валюта, в которой ведется расчет;
• данные по акцизу, если это акцизный продукт;
• налоговая ставка;
• итоговая сумма облагаемого налога;
• итоговая стоимость всех поставленных товаров/услуг;
• страна происхождения товара, если это предмет сделки;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

УПД содержит всю необходимую информацию:

1. название «Универсальный передаточный документ»;
2. реальное время составления;
3. название организации (фирма, ИП, другое);
4. вид деятельности (продажа товара/услуги);
5. количественная характеристика (единица измерения);
6. должностные лица с указанием фамилий, ответственные за выполнение работ, услуг, перевозку товара и их подписи;

• Скачать бланк универсального передаточного документа, который используется вместо товарной накладной
• Скачать образец универсального передаточного документа (УПД)

Если УПД имеет «статус 1» и выполняет функции счет-фактуры и первичного учетного документа, то все графы должны быть заполнены.

Если УПД имеет «статус 2» и выполняет функции только первичного учетного документа, заполнение всех пунктов не обязательно.

В частности не подлежат заполнению:

• налоговая ставка;
• данные по акцизу;
• строка «к платежно-расчетному документу»;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

Количество экземпляров

Документ распечатывается в двух экземплярах, как и вся первичная документация:

• первый экземпляр остается у продавца с подписью и печатью покупателя, подтверждающими факт получения услуги или товара;
• второй экземпляр вручается покупателю.

Постановка подписей

Официально шаблон УПД имеет 5 граф для подписания документа со стороны продавца. Но не все поля в обязательном порядке нужно подписывать.

• Если он используется только в статусе первичной документации, то достаточно двух подписей: от руководителя организации и главного бухгалтера.
• Если УПД используется как замена ТОРГ-12 и счет-фактуры, то будут еще подписи лица, совершившего отгрузку товара, подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца.

Также будут подписи со стороны покупателя: лица, получившего товар и ответственного за хозяйственную часть.

Постановка печати

В УПД есть обозначение М.П. (место печати), что предполагает постановку печати. Но постановка печати в счет-фактурах всегда была не обязательной. Поэтому при подаче бумаг в ФНС без печати, это не будет считаться ошибкой. Отсутствие печати не является поводом для отказа в вычете НДС и подтверждения расходов в целях налогообложения.

Итак, универсальный передаточный документ значительно упростил работу бухгалтерии. Теперь нет необходимости сличать товарную накладную и счет-фактуры на предмет различий и разногласий, уменьшилось количество бумаг для проверки. Появление единого образца, заменяющего передаточный документ и счет-фактуру, существенно упростило работу службы бухгалтерии.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-44-61 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

С 2013 года после вступления в силу нового закона о бухгалтерском учете правила составления первичных документов изменились. Теперь по общему правилу форму первичного документа определяет сама компания или предприниматель. При этом обязательным требованием к такому документа является наличие всех необходимых реквизитов, установленных законом. После появления таких правил стало возможным появление новых форм первичных документов. Широкое применение получил универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта выполненных работ, услуг и счетов-фактур.

Универсальный передаточный документ: официальная форма

Официальная форма УПД разработана ФНС России и содержит все необходимые реквизиты первичного документа, установленные Законом о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Она и рекомендации по ее заполнению доведены Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 .

Официальная форма содержит в себе сведения, необходимые для счета-фактуры и для первичных учетных документов, поэтому может применяться в качестве их полноценной замены. Компании, которые перешли на применение УПД, могут спокойно выдавать их вместо товарных накладных, актов приемки выполнения работ, оказания услуг и счетов-фактур. При условии, что все необходимые показатели УПД заполнены правильно, никаких осложнений с налоговыми органами при принятии этих документов в качестве подтверждающих возникнуть не должно. На основании УПД должны предоставляться и вычеты по НДС, и учитываться расходы для целей налогообложения прибыли.

Оформление УПД вместо товарной накладной

Выдача УПД вместо товарной накладной может происходить двумя способами:

1. В УПД отражаются показатели товарной накладной и счета-фактуры.
2. В УПД отражаются показатели только товарной накладной, а счет-фактура выставляется отдельно (УПД – накладная).

В первом случае передаточный документ выполняет обе функции: и роль счета-фактуры, и роль первичного документа. Во втором УПД – это только первичный документ. В официальной форме для указания вида УПД предусмотрено специальное поле – «статус», в котором проставляется цифра «1» для первого случая и цифра «2» — для второго.

В зависимости от вида (статуса) передаточного документа по-разному заполняются его графы и строки. Как первичный документ УПД должен содержать информацию о:

• наименовании товара,
• единице измерения товара,
• количестве товара,
• стоимости товара,
• валюте,
• сведения о продавце и покупателе,
• название и дату документа,
• ФИО, должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию и ответственных за ее оформление.

Часть этих показателей заносится в УПД в раздел для счета-фактуры, который обрамляется черной рамкой. Графы и строки в этой рамке изменять не допускается. Это требование установлено п. 9 Приложения № 1, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011, согласно которому форма счета-фактуры должна оставаться неизменной.

Что же касается других показателей, то они могут меняться и дополняться. Хозяйствующие субъекты по своему усмотрению могут вносить в официальную форму новые графы и строки (при условии сохранения формы счета-фактуры в УПД) либо исключать и изменять имеющиеся.

Когда же УПД заполняется по первому варианту, то есть не только как первичный документ, но и как счет-фактура, то показатели счета-фактуры, установленные ст. 169 НК РФ и Постановлением N 1137 от 26.12.2011, должны заполняться в нем полностью. Соответственно заполняются суммы налога, акциза, наименование страны товара и другие обязательные сведения.