Цели проведения инвентаризации имущества

Инвентаризация является процедурой, цель которой – ревизия реального имущества и обязательств юридического лица. Задачи инвентаризации помогают достичь ее целей, осуществив проведение необходимых мероприятий эффективно и в краткие временные сроки.

Сущность инвентаризации

Бухгалтерский учет, осуществляемый на предприятии, обязан обеспечивать достоверность информации об имуществе и обязательствах, отражаемых в балансе организации. В действительности опираться на сведения бухгалтерского баланса и принимать управленческие решения на его основе не всегда безопасно. Релевантность бухгалтерского учета можно проверить, проведя инвентаризацию.

Актуальность инвентаризации заключается в диагностике реального положения дел в организации в части ее имущества и обязательств. Для того, чтобы сопоставить действительные активы предприятия с данными учета, необходимо проводить инвентаризацию. Инвентаризация – это ревизия, позволяющая выявить неточности учета в организации, обозначить расхождения в отражении фактов деятельности предприятия и ликвидировать их.

Цели инвентаризации

• установление реального наличия имущества у организации;
• сверка реально имеющегося имущества со сведениями бухгалтерского учета;
• контроль достоверности отражения обязательств и имущества в учете.

Основная цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности и релевантности бухгалтерского учета и его показателей. Цели, поименованные в Указаниях, являются тем результатом, которого нужно достичь в ходе осуществления ревизии. Первоначально исследуется совокупность обязательств и имущества организации, выявляется ее наличие. Затем итоги инвентаризации сопоставляются с информацией, содержащейся в бухгалтерском учете. На основании сопоставления выявляется факт полноты фиксации сведений об имуществе и обязательств в учете.

Основные задачи инвентаризации

Задача – это действие, дело, которое необходимо выполнить для приближения к цели. Совокупность задач представляет собой план по достижению цели.

Задачами инвентаризации являются:

• контроль соблюдения условий, необходимых для хранения ценностей и наличных денежных средств, правил использования оборудования, машин, эксплуатации других основных средств;
• обнаружение товарно-материальных ценностей, не соответствующих стандартам качества и технических требованиям, утративших свои изначальные свойства;
• установление материальных ценностей, которые не используются или превышают предусмотренные нормативы, для их последующей продажи;
• контроль обоснованности учтенной дебиторской и кредиторской задолженности, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, остальных статей баланса.

Осуществление вышеописанных мероприятий позволит достигнуть основных целей инвентаризации.

Каждая из задач исследует определенный участок в организации, устанавливает фактическое наличие имущества и обязательств предприятия, стимулирует сверку учетной информации и сведений, полученных в ходе инвентаризации. Задачи инвентаризации являются своеобразными этапами, ступенями в ходе осуществления ревизии.

Цели и периодичность проведения инвентаризации

Частоту проведения инвентаризаций в отчетному году, сроки их проведения, список исследуемых объектов утверждает руководитель организации. Но существуют случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно:

• составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;
• порча имущества, его хищение или злоупотребление;
• смена материально ответственных лиц;
• сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных);
• ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
• чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
• при коллективной ответственности смена руководителя коллектива или более 50% участников коллектива, инициатива участников коллектива.

По инициативе руководителя назначение инвентаризации происходит посредством приказа (постановления, распоряжения) после создания инвентаризационной комиссии.

Напомним, что основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества, принадлежащего данному хозяйствующему субъекту, и имущества, не принадлежащего ему, но находящегося в хозяйствующем субъекте. Под имуществом понимаются объекты основных средств и нематериальных активов, финансовые вложения, материально-производственные запасы, денежные средства, денежные документы и прочие активы. Под обязательствами принято понимать дебиторскую и кредиторскую задолженность, включая кредиты банков и кредитных организаций, займы юридических лиц и созданные резервы; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации, выявления отклонений и принятие решения по этим отклонениям;

проверка полноты и достоверности отражения в бухгалтерском учете имеющихся обязательств.

Для проведения инвентаризации в хозяйствующем субъекте приказом (распоряжением) создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Руководство комиссией осуществляет руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии обязательно включаются один из руководителей бухгалтерской службы (главный бухгалтер или его заместитель), материально ответственное лицо и специалисты, знакомые с инвентаризируемыми объектами (мастера, техники, экономисты и т.п.), а также представитель службы внутреннего контроля (аудита) при наличии в хозяйствующем субъекте такой службы. При большом объеме работ или при одновременном проведении инвентаризаций большого количества объектов обычно помимо центральной инвентаризационной комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии для проверки отдельных видов активов.

В приказе (распоряжении) указывают сроки начала и завершения инвентаризации. Ее обычно приурочивают к первому числу месяца, так как на эту дату подводят итоги в регистрах бухгалтерского учета и складских карточках по учету материалов.

Работа начинается с подготовительных мероприятий, для того чтобы обеспечить правильность и своевременное завершение инвентаризации. К таким мероприятиям относятся проверка весоизмерительных приборов, размещения товарно-материальных ценностей по видам, наименованиям, сортам, размерам и т.п.

При проведении инвентаризации в другие дни месяца материально ответственные лица передают инвентаризационной комиссии все оставшиеся у них приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей (денежных средств) при соответствующих реестрах. Во избежание недоразумений председатель или член инвентаризационной комиссии по поручению председателя визирует полученные документы с отметкой «до инвентаризации на_ (дата)». Такое действие связано с тем, чтобы

бухгалтерская служба в регистрах бухгалтерского учета могла учесть эти документы перед подведением итогов остатков активов на дату инвентаризации.

Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо (зав. складом, кладовщик, кассир и т.п.) дает расписку комиссии о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерскую службу и что никаких не оприходованных или списанных в расход ценностей у него нет.

Следует обратить внимание на то, что все операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей, во время инвентаризации должны быть приостановлены. В случае поступления или выбытия материалов в период проведения инвентаризации поступившие ценности должны быть складированы отдельно от проверяемых, а выданные материалы включены в инвентаризационные описи как находящиеся в наличии.

В процессе инвентаризации в присутствии материально ответственных лиц проверяют наличие в натуре находящихся под их ответственностью ценностей (средств) путем измерения (обмера), взвешивания и подсчета и т.п., исходя из установленных соответствующих единиц измерения. По товарно-материальным ценностям, хранящимся в неповрежденной упаковке (таре) поставщика, количество ценностей допускается определять на основании документов и/или по маркировке на упаковке (таре) при обязательной проверке в натуре (выборке) части этих ценностей.

Полученные сведения заносят в инвентаризационные описи, формы которых рекомендованы как типовые в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В них указывают подробное наименование и количество ценностей по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, а в случаях необходимости и характеристику их состояния. Инвентаризационные описи или акты инвентаризации составляют не менее чем в двух экземплярах.

В качестве примера упрощенная форма инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3) приведена на рис. 12.1.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как ручным способом (обычно чернилами), так и средствами автоматизации. Лучшим вариантом является установка компьютеров непосредственно в местах проведения инвентаризации.

После окончания инвентаризации и подсчета всех данных материально ответственное лицо в письменной форме подтверждает, что проверка происходила в его присутствии, записи произведены правильно, претензий к инвентаризационной комиссии нет, за ценности, перечисленные в описи, он несет материальную ответственность.

Рис. 12.1. Типовая (упрощенная) форма инвентаризационной описи

Инвентаризационную опись составляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица. Бухгалтерская служба проставляет остатки ценностей по данным бухгалтерского аналитического учета, проверяет правильность применяемых цен в соответствии с единицами измерения ценностей и подсчетом сумм, итоговых сумм по каждой странице инвентаризационной описи и скрепляет результаты подсчетов своей подписью.

При автоматизированной обработке данных инвентаризационная опись выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 7 включительно (рис. 12.1). Инвентаризационная комиссия заполняет в присутствии материально-ответственного лица лишь графу 10 о фактическом наличии ценностей в количественном выражении.

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Нормативная база процесса инвентаризации

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на: